Ali lahko Gmail uporabimo kot brezplačno rešitev za potrebe službe za pomoč vašega podjetja?
Tradicionalne rešitve za pomoč uporabnikom
Nekatere rešitve lahko vključujejo Kayako eSupport ali IssueTrak, do brezplačnih rešitev, kot je Help Desk Lite. Spletno mesto, imenovano Seznam odprtih kod za pomoč uporabnikom, navaja rešitve (kot ste morda uganili) rešitve odprte kode za pomoč uporabnikom.
Običajno imajo tovrstne rešitve način pošiljanja e-poštnih sporočil na določen e-poštni naslov naravnost v sistem za izdajo vozovnic. Torej, stranka pošlje e-pošto, prispe v e-poštno polje, nato se vpiše v sistem za izdajo vozovnic, mu dodeli številko vozovnice in sedi v čakalni vrsti za obravnavo s strani osebja podjetja.
Če gre za javni e-poštni naslov, to odpira težave z neželeno pošto. In rešitve na strani strežnika morda ne bodo dobro obdelale dohodne neželene pošte.
V redu, ampak Gmail?
Gmail je v resnici brezplačen spletni e-poštni sistem. Vendar pa gre za nekaj stvari:
- Brezplačno je.
- Ponaša se z neverjetnim odkrivanjem in filtriranjem neželene pošte
- Ponuja odlične načine organiziranja in označevanja dohodnih sporočil.
- Teme pogovorov so samodejno združene, zato je vsaka zahteva enostavna za sledenje do reševanja.
Kako bi torej uporabili Gmail za to?
Prva stvar, ki jo boste morali narediti, je oceniti potrebe programske opreme službe za pomoč uporabnikom. Imate več oddelkov? Ali imate absolutno dodeljene številke vozovnic? Potrebujete bazo znanja?
Če potrebujete dodeljene številke vozovnic? Gmail vam tam ne more pomagati. Prav tako Gmail nima vgrajenega načina ustvarjanja baze znanja o preteklih poizvedbah. Vendar to ne pomeni, da ne morete ustvariti lastnega FAQ-ja ali baze znanja posebej.
Predpostavimo, da želite uporabiti Gmail. Ustvarite Gmail račun in poskusite uporabiti ime za račun, ki je čim bolj opisen. Morda boste celo želeli ustvariti več Gmail računov, tako da ima lahko vsak oddelek v vašem podjetju svojega. Ta izbira je spet odvisna od vaših potreb. Če je vaše podjetje majhno, imate morda eno osebo, ki loči dohodna sporočila v ustrezen oddelek (na primer tajnik). Morda je število ljudi v vaši skupini majhno, zato se lahko samo dogovorite, kako organizirati sporočila v računu. Če boste imeli veliko prošenj, boste morda želeli nastaviti več Gmail računov.
V Gmailu boste želeli nastaviti obvestilo o dopustu. Vendar ga ne boste uporabljali kot obvestilo o dopustu. Uporabljali ga boste kot avtomatsko potrdilo o prispeli vozovnici. Način, kako sporočiti svoji stranki, da je, da, prejelo njihovo sporočilo. Če želite to nastaviti, pojdite na Nastavitve. Izberite izbirni gumb, da vklopite odzivnik na počitnice in vnesite sporočilo, ki ga želite poslati.
V svoji domeni boste želeli nastaviti e-poštni račun za namene javnega e-poštnega naslova. Verjetno ne želite, da vas stranke pošljejo po e-pošti na naslovu GMAIL.COM, ker lahko sproži pojem neprofesionalnosti. Torej, nastavite svoj e-poštni račun in uporabite Gmail kot svoj e-poštni odjemalec, da preprosto poberete e-pošto z vašega strežnika. To storite tako, da odprete Nastavitve -> Računi. Pri »Pridobi pošto iz drugih računov« izberite »Dodaj drug e-poštni račun«. Prikaže se pojavno okno, v katerega lahko vnesete e-poštni naslov, za katerega želite, da preveri Gmail. Nato boste vnesli uporabniško ime, geslo in naslov strežnika za povezavo POP3 s tem e-poštnim računom. Priporočam, da po prenosu v Gmail izberete, da Gmail odstrani sporočilo s strežnika.
Nato, tudi na zavihku Nastavitve -> Računi, boste želeli, da ta e-poštni naslov postane vaš odhodni e-poštni naslov. Če tega ne storite, bo v vseh e-poštnih sporočilih, ki jih pošljete iz Gmaila, Gmail kot povratni naslov. Torej, vnesite e-poštni naslov svojega podjetja v Gmail kot vnos pod "Pošlji pošto kot". Gmail bo na ta e-poštni naslov poslal potrditveno kodo. To kodo prenesite iz e-poštnega sporočila, ki ga dobite, vtaknite ga v Gmail in od takrat naprej lahko pošiljate e-pošto iz Gmaila s tem računom. Ta nov naslov nastavite kot privzeti račun za odhodne e-pošte.
Ko to storite, nihče ne bo mogel povedati, da uporabljate Gmail, če ne vkoplje v naslove e-pošte.
Nato boste želeli nastaviti nekaj oznak, ki jih boste uporabili za urejanje sporočil. Morda nalepke za vsak oddelek. Morda nalepke za to, ali je bilo sporočilo obdelano, posredovano ali še čaka na odgovor. Nalepke, ki jih ustvarite, so odvisne od vas, vendar jih predhodno načrtujte, ker bodo etikete, ki bodo Gmail spremenile v organizirano platformo za dohodna sporočila, ne pa velik nered poizvedb.
Uporabite lahko tudi filtre Gmaila, da svoja sporočila še bolj organizirate.
Kako naj kupci oddajo zahteve?
Dve glavni možnosti sta uporaba spletnega obrazca ali neposredno objavljanje e-poštnega naslova na vašem spletnem mestu. Če naslov neposredno objavite, je verjetno, da bodo naslov pobrali pajki in ga dali na seznam neželene pošte. Vendar pa je Gmail-ovo filtriranje neželene pošte vrhunsko in verjetno ne boste dobili veliko neželene pošte v mapo »Prejeto«.
Če uporabljate obrazec, bodite pozorni, da ne boste trdo kodirali vrstice zadeve v e-pošto. Sposobnost navoja Gmaila je ena izmed pomembnih stvari, zaradi česar je dostojna rešitev službe za pomoč uporabnikom in identične vrstice predmetov bodo vse napačno združile v eno nit. Torej, ne glede na to, poskrbite, da lahko stranka ob pošiljanju zahtevka ustvari svojo lastno vrstico.
Poglejmo več kot Gmail
Gmail je odličen, vendar Googlove druge rešitve tudi Googlu pomenijo odlično platformo za vaše poslovne komunikacijske potrebe. Na primer, z nastavitvijo računa za Gmail nastavite tudi dostop do Google Koledarja (ki se lahko uporablja kot koledar podjetja in opomniki). Google Dokumente lahko uporabite za shranjevanje dokumentacije o ravnanju z določenimi vrstami zahtev, ki lahko prispejo od strank. Google Klepet lahko uporabljate za klepet med osebjem. Google Spletna mesta lahko uporabljate kot korporativni intranet, ki shranjuje postopke podjetja in drugo dokumentacijo tam na spletu. Google Skupine je mogoče uporabiti kot zasebni seznam e-pošte za celotno podjetje.
Tako lahko vidite, da lahko Googlove brezplačne storitve naredijo odlične rešitve za majhno podjetje. Morate malo razmišljati zunaj okvira. ????
