Microsoft Excel je idealna aplikacija za obdelavo velikih količin podatkov. Z njim lahko v kratkem času opravite veliko dela, če veste, katere funkcije morate uporabiti. Toda težko je obvladati, saj se je treba naučiti veliko funkcij in ukazov.
Oglejte si tudi naš članek Kako skriti celice v Excelu za Mac OS X
Napake se med vnosom podatkov zgodijo enostavno in verjetno boste slej ali prej morali zamenjati vrstice (ali stolpce). Na srečo je to ena najlažjih stvari, ki jih lahko naredite v Excelu. Ne pozabite brati, če se želite naučiti zamenjati dve vrstici na dva različna načina. Za zamenjavo stolpcev lahko uporabite iste metode.
Zamišljeni problem
Za ponazoritev teh metod smo ustvarili datoteko Excela, ki se pretvarja, da smo storitev sistemske administracije, ki spremlja aktivne strežnike. Izpolnili smo nekaj vrstic, da vam predstavimo, kako stvari delujejo. Pretvarjajmo se, da so bile informacije za računalnik 7 in računalnik 5 zmešane in da želite odpraviti napako.
Upoštevajte, da se prva vrstica v našem primeru uporablja za oznake kategorij, zato je računalnik 5 in njegovi podatki umeščen v vrstico 6, računalnik 7 pa v 8. vrstico.
Pojdimo na metode.
Kopiraj prilepi
Prva metoda se uporablja za številne različne operacije v Excelu. To je enostavno in traja le nekaj sekund. Z njim lahko hkrati zamenjate celotne vrstice ali stolpce, namesto da preklopite podatkovno celico po celico.
Ta metoda preprosto zahteva, da podatke kopirate iz ene vrstice in jih prilepite v drugo. Najprej pa morate ustvariti prazno vrstico in vanjo postaviti podatke.
Tu je natančno tisto, kar morate storiti, če želite zamenjati podatke, povezane z računalnikom 5 in računalnikom 7:
- Vstavite novo vrstico med računalniki 4 in 5. To storite tako, da z desno miškino tipko kliknete na vrstico 6 in izberete možnost »vstavi«. Vaša prazna vrstica bo vrstica 6.
- Če dodate novo vrstico, se premaknete »Računalnik 7« iz vrstice 8 v vrstico 9. Poiščite to vrstico in iz stolpcev B, C in D. izrezujte podatke. Celice lahko izberete z miško ali s tipko Shift in nato pritisnete "Ctrl + X" za rezanje.
- V novo ustvarjeni vrstici 6 kliknite celico B6 in pritisnite »Ctrl + V.« Podatki iz računalnika 7 se bodo premaknili v vrstico 6.
- Podatki za računalnik 5 so se premaknili tudi spodaj, kar pomeni, da želite izbrati celice B7, C7 in D7, da dobite podatke za računalnik 5. Ponovno pritisnite “Ctrl + X”.
- Izberite prazno celico poleg Computer 7 (torej celice B9) in pritisnite "Ctrl + V."
- Kopirajte celico A7 in jo prilepite v prazno celico zgoraj (v našem primeru je to nalepka "Računalnik 5").
- Z desno miškino tipko kliknite zdaj prazno vrstico 7 in izberite »Zbriši«.
Pravkar ste z nekaj kliki vsebino preselili iz ene vrstice v drugo. Za izmenjavo podatkov med stolpci lahko uporabite isto tehniko. Ta metoda je še posebej koristna, če delate na dolgih seznamih Excelov s stotinami vrstic in stolpcev, ker omogoča istočasno zamenjavo vsake celice v vrstici. Če želite izbrati celotno vrstico v Excelu, pritisnite Shift + Space.
Zamenjava sosednjih vrstic ali stolpcev
Zamenjava podatkov med sosednjimi vrsticami je veliko lažja, saj vam sploh ni treba ustvariti nove vrstice. Excel vam omogoča, da podatke v dveh sekundah zamenjate med dvema stolpcema ali vrsticama, tako da držite Shift na tipkovnici. Tukaj je tisto, kar morate storiti:
- Izberite podatke, ki jih želite zamenjati.
- Pritisnite in držite tipko Shift na tipkovnici.
- Premaknite miško čez mejo med dvema sosednjima vrsticama, dokler se ne spremeni v ikono križne puščice.
- Kliknite in pridržite miško in držite tipko Shift, dokler se pod vrstico, s katero želite preklopiti podatke, ne prikaže siva črta.
- Spustite gumb miške in podatki bodo zamenjali mesta. Za izmenjavo med stolpci lahko uporabite isti način.
Pot do Excel Pro
Če vaše delo zahteva, da delate v Excelu, se boste morali naučiti različnih načinov za hitrejše in enostavnejše naloge upravljanja podatkov. To se morda zdi zastrašujoče, vendar lahko najdete vaje za YouTube, ki vas bodo naučile, kako narediti skoraj vse, kar želite.
Ne obupaj
Če se naučite, kako v celoti uporabljati Excel, vas lahko na svojem delovnem mestu nenadomestite. Preklapljanje podatkov med vrsticami in stolpci je le prvi korak, zagotovo pa je pomemben.
Ali Excel uporabljate pogosto? Kateri so vaši najljubši nasveti, ki jih želite deliti z drugimi? Povejte nam, kako izboljšati svoje znanje Excela v spodnjem razdelku za komentarje.
