Kako nastaviti samodejni odgovor v obetih

Elektronska pošta je nujno potrebna za delo v 21. stoletju, od komunikacije med člani skupine do načrtovanja projektov, vrednih naslednjih nekaj mesecev. Težava je seveda v tem, da se v dobi pametnih telefonov in tablic na videz nemogoče odklopiti od dela za kakršen koli čas. E-pošta na vašem pametnem telefonu je v glavnem zahteva večine podjetij, vendar to pomeni, da vas lahko delodajalec kadar koli kontaktira. Vsi si zaslužijo oddih od dela in časa stran od e-poštnih sporočil, klicev in vseh tistih komunikacijskih medijev, ki jih tako težko pustimo za seboj. Ne glede na to, ali ste na počitnicah ali si želite le nekaj kakovostnega časa z družino ali prijatelji, je postavljanje Outlookovega sporočila zunaj pisarne prvi korak, da za nekaj časa zapustite delo. Tukaj je, kako to storiti.

Oglejte si tudi naš članek Dropbox Vs Google Drive - Kaj je bolje?

Zakaj bi se trudil s sporočilom izven pisarne?

Če nastavite sporočilo zunaj pisarne, morda vaš šef ne bo vesel, vsaj pa bo omogočil vsem v vaši delovni skupnosti in zunanjim sodelavcem, ki vas bodo radi kontaktirali. Zakaj je torej pomembno nastaviti sporočilo brez pisarne? No, v resnici je nekaj razlogov:

Dobro je, da pustite sodelavcem, upravnikom in strankam, da za določen čas niste več v stiku. To še posebej velja, če ste na dopustu dlje kot nekaj dni.

To je profesionalno . Če nekdo potrebuje vašo pomoč pri nečem ali pa ima stranka poizvedbo, jim sporoči, da vas ni dlje časa. Vedo, da morajo počakati, da se vrnete ali se lahko obrnete na nekoga drugega. Oba pomagata podjetju in vam.

Ljudem sporoča, naj vas ne hroščajo . Če nastavite sporočilo zunaj pisarne, ljudje vedo, da ste na dopustu, si vzamete osebni čas ali kaj drugega. Po tem je manj verjetno, da vas bodo poklicali ali poslali SMS.

Vašemu šefu daje eno manj stvari, s katero se lahko pritožuje . Če delate za zahtevnega šefa in se želite potegniti nazaj, boste dobili odpor. Če pa igrate igro in delujete profesionalno, jih z vidika discipline lahko naredijo zelo malo.

Če je pri delu pomembna ena stvar, je prepričanje, da se vedno predstavljate kot profesionalec v najvidnejšem smislu.

Nastavite Outlook sporočilo zunaj pisarne

Nastavitev odgovarjalnega sporočila zunaj pisarne se nekoliko razlikuje glede na to, ali v programu Office 365. uporabljate Outlook 2016 ali starejše ali Outlook.

Outlook 2016 in starejši

V tem postopku je kar nekaj korakov, vendar je to zelo enostavno.

1. Ustvari novo e-poštno sporočilo in napiši svoj odgovor iz pisarne. V zadevo vključite Out of Office, vendar pustite cilj prazen.
2. Izberite Datoteka in shrani kot.
3. Shrani kot predlogo Outlooka, kjer piše Shrani kot tip.
4. Izberite Upravljanje pravil in opozoril in izberite račun, na katerega želite uporabiti sporočilo.
5. Izberite Novo pravilo.
6. Izberite Pravilo uporabe za sporočila, ki jih prejmem, in pritisnite Naprej.
7. Izberite Kje je moje ime v polju To in pritisnite Naprej, nato pa potrdite pojavno okno.
8. Izberite odgovor z določeno predlogo in v spodnjem podoknu kliknite besedilno povezavo.
9. Izberite predlogo, ki ste jo naredili prej in izberite Odpri. Kliknite Naprej.
10. Izberite razen, če gre za samodejni odgovor, da se izognete pošiljanju samodejnih odgovorov na samodejne odgovore. Kliknite Naprej.
11. Dajte pravilu smiselno ime in preverite, ali je vklopljeno to pravilo.
12. Izberite Dokončaj in nato OK.

S tem boste ustvarili samodejni odgovor zunaj pisarne in ga nastavili aktivno. Medtem ko ta postopek določa račun, ki bo aktiven, ga lahko nastavite tudi na vse e-poštne račune. Ko v koraku 11 vklopite pravilo, pod njim imate možnosti, da izberete pravilo, ki bo aktivno v vseh računih. To omogočite, če morate in shranite.

Izklopite Outlook sporočilo izven pisarne

Ko se vrnete z dopusta ali karkoli že, morate zapomniti, da samodejno izklopite.

1. Izberite Datoteka v Outlooku.
2. Izberite Upravljanje pravil in opozoril in izberite Pravila za e-pošto.
3. Izberite račun in počistite polje poleg pravila za samodejno izpolnjevanje.
4. Kliknite V redu, da shranite spremembe.

Zdaj ste se uradno vrnili k mletju!

Nastavitev sporočila zunaj pisarne v programu Office 365

Računi Office 365 uporabljajo Exchange, kjer Outlook račun uporablja POP, IMAP ali Exchange. Postopek je v glavnem enak, vendar je dovolj različen, da lahko zahteva lastno pot.

1. V programu Outlook izberite Datoteka in samodejni odgovori.
2. Izberite Pošlji samodejne odgovore.
3. Če želite, nastavite časovni razpon. To je koristno za pozabljive vrste, kot sem jaz, ki pustijo samodejno aktivno tudi, ko se vrnejo.
4. Prepričajte se, da je zavihek Inside my Organisation aktiven in dodajte svoje sporočilo.
5. Izberite Izven moje organizacije in tam dodajte tudi ustrezno sporočilo. Glede na to, kdo vas pošlje iz zunanjega sveta, boste morda morali preveriti le Moje kontakte, sicer bodo e-poštna sporočila poslana vsem, vključno z glasili, obvestili in celo vsiljeno pošto.
6. Izberite V redu, ko končate, da ga vključite.

Postopek je nekoliko krajši kot v Outlooku 2016, vendar je končni rezultat enak. Možnost nastavitve časovnega razpona je čedna in upam, da kot uporabnik Outlooka 2016 ta funkcija kmalu preide na to različico.

Izklopite sporočilo izven pisarne v programu Office 365

Če ne želite uporabljati časovnika, se vrnite zgodaj ali morate preklicati sporočilo izven pisarne, lahko.

1. Odprite Outlook in izberite File.
2. Izberite Samodejni odgovori in označite pravilo zunaj pisarne.
3. Izberite Ne pošiljaj samodejnih odgovorov.

S tem bo Exchange takoj prenehal pošiljati sporočila, zato se prepričajte, da ste pripravljeni odgovoriti, ko ga onemogočite.

Zdaj veste, kako nastaviti Outlookovo sporočilo zunaj pisarne, saj ni opravičila, da si ne vzamete več časa dela. Vso srečo s tem!