Ali ga ne sovražite le, če si želite vzeti nekaj prostih dni in nenehno dobivate na tone e-poštnih sporočil in telefonskih klicev strank ali sodelavcev? Seveda, lahko nekatere od njih obvestite, da ste odsotni, toda kaj, če ne preverijo prejetih sporočil?
Oglejte si tudi naš članek Kako samodejno posredovanje e-pošte v Outlooku
Med delom ne morete komunicirati z vsemi, kaj šele v prostem času. Vendar obstaja verjetnost, da vas bodo e-poštna sporočila, povezana z delom, še vedno zaskrbljena, tudi ko ste na dopustu. Na srečo obstaja način, da vsem sporočite, da niste na voljo v določenem časovnem okviru.
Nastavitev samodejnega odziva
Če uporabljate Microsoft Outlook, obstaja zelo preprost način, s katerim ljudi preprečite. Imenuje se samodejni odzivnik. V bistvu to pošljemo vnaprej programiran odgovor vsem, ki se obrnejo na vas med odmorom.
To bi lahko postavili le nekaj minut, ur ali celo dni ali mesecev vnaprej. Če pošljete samodejni odgovor, lahko zagotovite, da ne boste prejemali več deset delovnih mest, povezanih z delom, ne glede na to, ali kakovostno preživite čas z družino ali ste na sončni plaži.
Tukaj je, kako lahko v Outlooku nastavite samodejni odzivnik in ga izklopite, ko to ni več potrebno.
Samodejna nastavitev odgovorov
- Kliknite gumb Pošlji samodejne odgovore.
- Potrdite možnost Samo pošlji v tem časovnem obdobju.
- Vnesite začetni in končni datum, če želite samodejno odgovoriti na potrebne parametre. Pri tem uporabite polja začetni in končni čas.
Verjetno ste opazili, da obstajata dva zavihka:
- Znotraj moje organizacije
- Zunaj moje organizacije
Če kliknete polje Inside My Organis, bodo vsi avtomatski odgovori poslani na e-poštne naslove, registrirane v organizaciji, v kateri delate (npr. Na univerzi ali v podjetju). Vse, kar morate storiti, je, da vtipkate svoje sporočilo in ga želite shraniti.
Možnost Outside My Organization je namenjena zunanjim e-poštnim naslovom. Tukaj je opisano, kako lahko z njim nastavite samodejni odgovor:
- Najprej izberite zavihek Outside My Organisation.
- Preverite možnost samodejnega odgovora za osebe zunaj vaše organizacije. To lahko nastavite za pošiljanje e-poštnih sporočil samo osebnim stikom ali vsem zunaj organizacije.
- Vnesite besedilo v besedilno polje in ga uredite, kamor želite.
- Nastavite začetni in končni čas tako, kot bi to storili za interne odgovore.
- Kliknite V redu, da shranite sporočilo.
Kaj pa postopek deaktivacije?
Če želite izključiti odgovore, ki niso v pisarni, morate uporabiti preprost postopek. Najprej morate klikniti zavihek Datoteka, nato zavihek Info in nato gumb Samodejni odgovori.
Na voljo vam bosta dve možnosti:
- Ne pošiljajte samodejnih odgovorov
- Pošlji samodejne odgovore
Izberite prvo možnost in funkcija samodejnega odgovora se bo izključila. To morate storiti tako za notranje kot tudi za zunanje odgovore.
Končna beseda
Če želite nadaljevati pošiljanje samodejnih odgovorov ljudem, boste morali nastaviti nov datum in čas. Če je funkcija izklopljena, morate slediti korakom deaktivacije in namesto tega izbrati možnost Pošlji samodejne odgovore. Tako boste lahko znova uredili polja časovnega obdobja in nastavili odhodno sporočilo.
