Če uporabljate G Suite - Googlov nabor plačljivih programov, ki vključuje Gmail, Dokumente, Drive in Koledar za organizacije - lahko uporabite malo znano funkcijo, ki vam omogoča, da nastavite datume poteka veljavnosti datotek v Googlu v skupni rabi. Možnost nastavitve poteka v skupni datoteki je koristna za začasno izmenjavo podatkov z drugimi skupinami ali zunanjimi izvajalci, ne da bi jim omogočili nedoločen dostop. Odličen je tudi za izmenjavo osnutkov skupnih projektov, tako da lahko zagotovite, da nihče v vaši ekipi nehote ne dostopi do zastarele kopije vaših podatkov.
Seveda lahko vedno ročno prekinete skupno rabo datoteke, vendar morate to zapomniti za vsako datoteko v skupni rabi. Če delite veliko datotek z veliko različnimi ljudmi, lahko to hitro postane nepraktično, in tam je nastavitev samodejnih datumov izteka, ko datoteke najprej delite, resnično uporabna. Takole je opisano, kako določiti datume veljavnosti datotek v storitvi Google Drive v skupni rabi.
Omejitve datumov poteka za skupne datoteke Google Drive
Najprej pojasnimo, da je funkcija samodejnega datuma poteka trenutno na voljo samo uporabnikom plačljive storitve G Suite. Ta ni na voljo za brezplačne uporabnike Google Računa ali tiste, ki so še vedno v stari različici G Suite.
Upoštevajte tudi, da se zgornja omejitev nanaša samo na možnost določitve skupnih datumov poteka Google Drive. Uporabnikom, katerim delite datoteko z datumom poteka, ni treba imeti plačanega računa G Suite ali biti del vaše organizacije G Suite (čeprav se boste morali prepričati, da imajo pravilna dovoljenja za vaše datoteke v skupni rabi, razpravljamo spodaj).
Nastavitev datuma poteka veljavnosti datoteke v skupni rabi Google Drive
Za začetek se prijavite v Google Drive in pri tem uporabite ustrezen račun G Suite.
Če imate datoteko že odprto, lahko v zgornjem desnem kotu kliknete gumb Skupna raba .
Ko datoteko daste v skupno rabo z ustreznimi uporabniki, v spodnjem desnem kotu kliknite gumb V skupni rabi z besedilom ali gumb Napredno . S seznama uporabnikov, ki se prikaže, pokažite kazalec nad enim od uporabnikov in prikaže se ikona štoparice / ure.
Kliknite to ikono in nato v spustnem meniju ob poteku dostopa izberite želeno obdobje trajanja :
Ko končate, ne pozabite klikniti modrega gumba Shrani spremembe, da omogočite samodejni datum poteka. Ko je ta datum dosežen, vaš uporabnik ne bo več imel dostopa do datoteke. Da jih preprečite, da bi jih prenesli in zaobšli vaše nastavitve poteka, preverite, ali so njihova dovoljenja nastavljena na Ogled ali komentar, in potrdite polje na dnu okna za skupno rabo z oznako Onemogoči možnosti za prenos, tiskanje in kopiranje za komentatorje in gledalce .
Potek prilagoditve lahko prekličete ali prekličete tako, da se vrnete v ta meni, znova kliknete ikono ure in nato kliknite Prekliči potek .
Imam G Suite, vendar ne vidim ikone ure
Če ste v svojem računu sledili tem korakom, vendar ne vidite ikone ure / štoparice, kot je opisano zgoraj, potem verjetno nimate združljivega računa G Suite. Kot smo že omenili, Google žal omejuje ustvarjanje datumov poteka datotek v skupni rabi na uporabnike trenutne storitve G Suite.
Tudi na žalost Google v preteklih letih ni bil zelo jasen glede sprememb svoje storitve, tako da je tudi, če imate račun za G Suite, morda ustvarjen v Googlovi "zapuščeni" storitvi G Suite in ni združljiv s to funkcija. Zmedeno, kajne?
Toda zapomnite si, da za ustvarjanje datumov veljavnosti datotek v skupni rabi potrebujete samo sodoben račun G Suite. Dokler imate ta združljiv račun, lahko daste v skupno rabo in nastavite datume poteka vseh vrst Google računa, znotraj in zunaj vaše organizacije.
