Če vaša organizacija uporablja Google Dokumente ali G Suite ali sodelujete z organizacijami, ki to počnejo, vedo, kdo je pregledal dokument in kdaj so lahko koristne informacije. Od zagotavljanja, da vsi preberejo osnutek, pogoje in pogoje, svojo zadnjo predložitev, pravilnike in postopke ali kakšen drug pomemben dokument, da lahko vidijo, kdo je kaj storil in kdaj, je bistvena sestavina v vseh okoliščinah, ko je odgovornost pomembna.
Oglejte si tudi naš članek Kako namestiti pisave po meri za Google Dokumente
Do nedavnega niste videli, kdo je gledal vaš Google Doc. Lahko bi videli, kdo ga je uredil, ne pa kdo ga je ravno prebral. Če niso shranili, uredili ali pustili komentarja, niste imeli pojma, ali je določena oseba sploh prebrala zadnjo različico dokumenta. Ker lahko Google Dokumente delite z dovoljenji samo za branje, lahko dokument delite z nekaterimi ljudmi z namenom, da pregledajo dokument, vendar ne spremenijo nobenih sprememb.
Če delate v organizaciji, lahko stvari konfigurirate, da boste videli, kdo je gledal vaš Google Doc. Še vedno ne vidite, kdo je gledal vaš Google Doc, če uporabljate Google Doc v brezplačni različici Google Apps.
Google je nedavno dodal možnost, da vidi, kdo je gledal vaš Google Doc v G Suite, ki vključuje Google Apps in zanesljivo gostovanje po e-pošti. G Suite je zelo priljubljen pri malih in srednje velikih podjetjih, ki želijo nastaviti domeno po e-pošti za ime domene podjetja.
Monitor dejavnosti G Suite
Če uporabljate G Suite v organizaciji in ste Google Doc delili z drugimi za sodelovanje ali samo za branje dokumenta, lahko uporabite Monitor Monitor za ogled "zgodovine ogledov" datoteke Google Doc.
- Odprite Google Dokument, za katerega želite pogledati zgodovino ogledov
- Nato v zgornjem desnem kotu kliknite ikono smerne puščice navzgor ali pojdite na spustni meni Orodja
- Odprite nadzornik dejavnosti
- Nato kliknite zavihek Vsi gledalci za vašo organizacijo
Ta postopek vam bo omogočil sledenje ogledov v dokumentu, vključno z datumom in časom zadnjega pogleda za vsakega gledalca. Če v Google Doc ne vidite možnosti zgodovine ogledov, to verjetno pomeni, da ste prijavljeni v brezplačno različico Google Dokumentov, ki je priložena vsakemu računu za Google Apps, ki ga dobite z Gmail računom.
Gledalci in trendi komentarjev
Poleg tega, da vidite, kdo je gledal vaš Google Dokument, in ko Monitor Monitor omogoča tudi, da vidite trende, kako so ljudje gledali ali komentirali vaš dokument.
Trend gledalcev - prikazuje vam grafikon števila edinstvenih gledalcev v katerem koli časovnem obdobju, ki ga izberete od 7 dni do "ves čas"
Trend komentarjev - prikazuje vam črtne lestvice trendov komentarjev v katerem koli časovnem obdobju od 7 dni do »ves čas«
Izklopite zgodovino ogledov
Funkcijo lahko izklopite, če delate na zaupni datoteki ali nečesa, kar ni za javno porabo. Čeprav ne dodaja zasebnosti, je nastavitev, da um umirimo.
- Odprite Google Doc
- Kliknite smerno puščico v zgornjem desnem kotu svojega dokumenta ali pojdite na Orodja v spustnem meniju
- Odprite nadzornik dejavnosti
- V razdelku Nastavitev dokumenta preklopite Pokaži mojo zgodovino ogledov za ta dokument
Oglejte si, kdo je spremenil vaš Google Dokument
Štetje pogledov je koristno za odgovornost in za zagotovitev, da bodo ljudje, ki jim pošljete dokument, dejansko prebrali, pomembnejši pa je nadzor različic. Še posebej, če delate v regulirani panogi. Google Docs že nekaj časa počne nadzor nad različicami in bo pokazal, kdo je dokument uredil, shranil ali dal v skupno rabo.
Če vas zanima nadzor različic ali želite zagotoviti, da nihče ni spremenil sprememb, ki jih ne bi smel, ne da bi zaklenili datoteko, lahko to ugotovite.
- Odprite Google Dokument, ki mu želite slediti
- Izberite Datoteka in Zgodovina različic
- Izberite Glej zgodovino različic
Na desni strani zaslona se mora prikazati drsno okno, ki prikazuje vsako shranjevanje in urejanje zadevnega dokumenta. Glede na to, kako ste nastavili G Suite ali Google Dokumente, si lahko te podatke ogledate tudi tako, da na vrhu dokumenta izberete povezavo »Zadnja sprememba je bila …«. Odpelje vas na povsem isto mesto.
V tem drsnem oknu bi morali imeti tudi možnost, da si ogledate prejšnjo različico dokumenta, preden so bile opravljene spremembe. To je bistvenega pomena za nadzor različic, saj imate sled za preverjanje, kakšne spremembe so bile izvedene, kdaj in kdo. Koristno je tudi, če ste spremenili nekaj, spali na njem, se premislili in jih radi vrnili nazaj.
Oglejte si, kdo je dal v skupno rabo vaš Google Doc
Prav tako lahko vidite, kdo je dal v skupno rabo vaš Google Doc in kdaj. Ogledate si lahko tudi nastavitve skupne rabe, da boste lažje nadzirali dostop do svojega dokumenta.
- Odprite Google Drive in v zgornjem desnem kotu izberite okroglo ikono 'i'
- Na drsniku, ki se prikaže na desni, izberite Dejavnost
Videli bi morali, ali je dokument ali je bil v skupni rabi, kdo je nazadnje uredil dokument in kdaj je bil zadnji ukrep na njem. Kratek je, vendar vam pove, kaj morate vedeti.
V dokumentu lahko preverite tudi tako, da izberete Skupna raba. Imena posameznikov se prikažejo v pojavnem oknu. Če je več ljudi, izberite ime in prikazal se bo seznam vseh imen.
Tako si lahko ogledate, kdo je gledal vaš Google Doc, ga spreminjal, delil ali na kakršen koli način sodeloval z njim. Deluje samo za G Suite in Google Dokumente, registrirane za organizacije in ne za posameznike, vendar deluje!
