Upravljanje dokumentov je ena najpomembnejših stvari v programu SharePoint. V poslu se dokumenti pogosto razvijajo. Lahko se začnejo v OneDrive for Business in končajo na spletnem mestu organizacije. Dokumenti pogosto spreminjajo lokacije, zato je poznavanje vnosov in izstopov premikajočega se dokumenta v SharePointu kritično.
Več načinov za to
hitre povezave
- Več načinov za to
- 1. File Explorer
- 2. Premakni se na / kopiraj v
- 3. Upravljajte z vsebino in strukturo
- 4. Organizator vsebine
- 5. SharePoint Migration Tool
- 6. Izdelki tretjih oseb
- 7. Rešitev po meri
- Izberite svojo metodo
Vsi, ki ste delali v SharePointu, veste, da obstaja veliko načinov za izvedbo določene naloge. Premični dokumenti niso izjema. Ali na koncu uporabljate File Explorer ali orodje za migracijo, je odvisno od številnih dejavnikov, kot so število premaknjenih dokumentov, pomembnost hrambe zgodovine različic, metapodatki in drugo.
1. File Explorer
Če želite premakniti dokument s pomočjo File Explorerja, odprite ciljno in izvorno knjižnico dokumentov (ni pomembno, če gre za isto mesto). V spustnem meniju izberite File Explorer . S tem se odpre pogled raziskovalca za vsako od knjižnic. Uporabite povleci in spusti, da premaknete predmete med dvema pregledoma raziskovalca.
Lahko premikate tako mape kot datoteke in obdržite vrste vsebine, če sta izvorni in ciljni lokaciji določeni vrsti vsebine. Ta metoda obdrži tudi metapodatke po meri, če sta izvor in ciljna mesta definirana z istimi metapodatki.
Vendar je postopek ročen in gre bolj za kopijo kot za premik, kar pomeni, da morate po premikanju izvirne elemente izbrisati. Ne hrani zgodovine različic ali ustvarjene, ustvarjene, spremenjene in spremenjene po lastnostih.
2. Premakni se na / kopiraj v
Čeprav sta uporabna in preprosta, ukaza Premikajte in Kopiraj v na voljo samo v programu SharePoint Online. Ta možnost omogoča premikanje dokumentov iz OneDrive for Business ali SharePoint na cilj v SharePoint ali OneDrive. Izberite datoteko in kliknite katerega od obeh ukazov. Možnost Move to premakni vaš dokument z metapodatki in zaščito zgodovine različic v drugo mapo v isti knjižnici, v drugo knjižnico ali na drugo mesto.
Ta metoda je kot nalašč za končne uporabnike, saj je preprosta in enostavna. Omogoča vam kopiranje in premikanje tako datotek kot map. Najboljše je, da ohranja vrste vsebine, zgodovino različic metapodatkov po meri in ustvarjene, ustvarjene, spremenjene in spremenjene po lastnostih. Toda ukaz Copy to ukaz zadržuje le najnovejšo različico - glavna pomanjkljivost je očitno dejstvo, da je ta metoda izključna za SharePoint Online.
3. Upravljajte z vsebino in strukturo
Če omogočite funkcijo za objavljanje infrastrukture SharePoint Server, boste med navigacijo do Administracije spletnega mesta lahko videli povezavo Upravljanje vsebine in strukture. S to funkcijo lahko premikate / kopirate dokumente. To je eden najboljših kramp, ki vam bo pomagal premikati več dokumentov hkrati, hkrati pa obdržati zgodovino različic, ki jo ustvarijo, ustvarijo, spremenijo in spremenijo lastnosti. Vrsta vsebine in metapodatki se obdržijo tudi s to metodo.
Vendar boste morali vklopiti funkcijo objavljanja. Tudi takrat ne boste mogli premakniti več map. Morda je največja pomanjkljivost te metode ta, da morate biti lastnik spletnega mesta, če ga želite uporabljati. Oh, in deluje le v enem samem mestu.
4. Organizator vsebine
Preprosto aktivirajte funkcijo Organizatorja vsebine in izberite pravila usmerjanja, ki jih želite uporabiti, in dokument, ki ga želite premakniti, vstavite v spustno knjižnico. Ta metoda vam omogoča tudi premikanje dokumentov na katero koli drugo mesto. Konfigurirate lahko nekaj časa, vendar morate to storiti le enkrat. Prav tako obdrži vrste vsebine in metapodatke po meri.
Čeprav ne hrani zgodovine različic in potrebuje skrbnika, ima uporabno funkcijo, ki vam omogoča, da dokument usmerite v mapo.
5. SharePoint Migration Tool
Microsoft ve, da je premikanje dokumentov v SharePointu lahko malo težavno. Zato je podjetje pripravilo brezplačno orodje za migracijo SharePoint. To orodje obravnava vse, od majhnih do obsežnih migracij, ki lahko vključujejo datoteke, mape in celo sezname z vašega SharePoint spletnega mesta. Elementi so premaknjeni v OneDrive ali SharePoint.
Najbolj očitna prednost te metode je sposobnost orodja za obvladovanje velikih migracij. Prav tako je zelo prilagodljiv in hrani zgodovino različic. Vendar pa ni združljiv z različicami SharePointa pred letom 2013. V nasprotju s tem pa so nekateri izdelki za selitev drugih proizvajalcev bistveno bolj prilagodljivi.
6. Izdelki tretjih oseb
Večina kakovostnih izdelkov za migracijo dokumentov drugih proizvajalcev ni brezplačna, vendar se ponašajo fantastično, zlasti pri obsežnih migracijah. Običajno so prilagodljivi in zelo prilagodljivi. Večina teh izdelkov lahko ohrani vse, vključno z vrstami vsebine, metapodatki, vse lastnosti in zgodovino različic.
Po drugi strani pa ta metoda stane denar. Ko boste upoštevali dejstvo, da plačujete za orodje, ki vam bo pomagalo premikati dokumente, se boste začeli spraševati, zakaj SharePoint še ne ponuja uporabniku prijazne možnosti. Tukaj je še slaba stran, da tretji izdelki potrebujejo skrbnika, da jih konfigurira in zažene.
7. Rešitev po meri
Končno lahko kodirate svojo rešitev po meri s pomočjo različnih tehnik, kot je REST API. Končnemu uporabniku ni treba ničesar usmerjati, lahko ga prilagodite, kolikor želite, in poskrbite, da bo vse shranjeno v dokumentih. Po drugi strani pa morate biti sposobni kodirati in porabiti nekaj časa za pisanje in vzdrževanje kode, kar je lahko še posebej težavno v času posodobitev izdelka.
Izberite svojo metodo
V programu SharePoint obstaja še več načinov za premikanje dokumentov, vendar bi ti morali pokriti večino vaših potreb. Razmislite, kaj najprej potrebujete, in kmalu boste natančno vedeli, katero metodo uporabiti za vsako.
Katero od teh metod imate najraje? Ste jih uporabili že več? Pogovorite se
