Google Dokumenti so revolucionarni način upravljanja datotek in dokumentov v moderni dobi. Omogoča vam takojšnje sodelovanje z različnimi uporabniki, hkrati pa omogoča dostop do informacij s katere koli naprave z internetno povezavo.
Oglejte si tudi naš članek Kako izbrisati vse dokumente v Google Dokumentih
Toda pri delu v Google Dokumentih - še posebej, če te datoteke upravljate vsak dan - je ključnega pomena, da ostanete neverjetno organizirani. Če tega ne storite, tvegate izgubo pomembnih podatkov in zapravite čas za iskanje stvari, ki bi jih lahko našli takoj.
Če želite pomagati pri organizaciji v Google Dokumentih, želite uporabiti mape. Mape so odlične, ker vam pomagajo razvrstiti različne ideje o temah v en digitalni segment. Lahko jih uporabite za organiziranje po delovnem mestu, konceptu, kategoriji in še več. Vendar Google Dokumenti dejansko ne morejo sami ustvariti map. Namesto tega jih dejansko ustvarite v storitvi Google Drive - sistemu, ki je neposredno povezan z drugo Googlovo programsko opremo. Brez skrbi; postopek je še vedno neverjetno preprost.
V tem priročniku vam bomo pokazali, kako narediti mapo v Googlovem pogonu, da organizirate svoje Google Dokumente.
Kako narediti mapo v Google Drive
Če želite ustvariti mapo v Googlovem disku, boste želeli odpreti želeni brskalnik. Nato pojdite na Google Drive, prijavite se in imeli boste dostop do vseh datotek in dokumentov pred seboj.
Od tu lahko ustvarite nov dokument, ki ga želite organizirati, ali pa izberete tiste, ki jih že imate.
Organizacija v dokumentih
Če imate dokument Google Docs, se lahko pomaknete do tipke mape poleg naslova. Od tam imate možnost imenovati novo mapo ali dodati dokument obstoječi. Če želite dodati obstoječo, kliknite na označeno mapo in izberite »Move Here« in dokument bo postavljen v prostor za digitalno hrambo.
Organizacija zunaj dokumentov
Kot morda veste, Google Drive upravlja Google Dokumente, Google Sheets in Google Slides. To vam omogoča, da organizirate vse tri odseke in ideje o tem v eno.
Ko ste v Googlu Drive, vendar ne v nobenem posebnem dokumentu, boste na seznamu vseh datotek. Če jih želite organizirati, pojdite v zgornji levi in izberite gumb »Novo«. S tega spustnega seznama se pomaknite navzdol do segmenta "Mapa" in prikazala se bo nova. Poimenujte mapo in se bo prikazala na seznamu dokumentov.
Na seznamu so mape višje kot datoteke, zato ne pozabite. V tem meniju imate na voljo nekaj različnih možnosti organizacije. Podatke lahko povlečete po mapah in jih bodo tam namestili. Ali pa lahko z desno miškino tipko kliknete datoteko in izberete »Premakni v«, tako da bo seznam map, v katere lahko dokument premaknete.
Oboje je neverjetno hitro in vsak način bo naredil natanko tisto, kar potrebujete: uredite datoteke in dokumente.
Upravljanje map
Ko boste organizirali svoje datoteke, lahko vstopite na novo raven urejanja: urejanje map.
Mape lahko kopirate in prilepite, jih premaknete v podmape, jih izbrišete in drugo. Če želite upravljati mapo, jo preprosto kliknite z desnim gumbom miške na seznamu in v spustnem oknu izberite, katero možnost želite.
Mape prav tako olajšajo skupno rabo skupin dokumentov z drugimi uporabniki. Namesto da vsako datoteko delite sami, lahko ustvarite mapo, v kateri lahko kopirate različne dokumente in drugim dovolite, da z njimi upravljajo. Z deljenjem te povezave lahko uporabniki z dostopom v realnem času naložijo nove dokumente, dostopajo do drugih in še več. Ne bo vam več treba čakati, da se dokument naloži, nato pa ga po tem, ko ste čakali ves čas, ročno delite - pogosta pritožba s pogostimi sodelavci storitve Google Drive.
Zunanje zmogljivosti
Mape Drive lahko odprete tudi v drugih aplikacijah, kot so aplikacija za poslovni klepet, Slack ali aplikacija za upravljanje, Airtable. Mape imajo lahko tudi različne barve in lahko jih označite z zvezdico za še enostavnejši dostop. Možnosti za organizacijo datotek Google Drive so neskončne.
Zdaj, ko veste, kako organizirati datoteke v Googlovem disku, se prepričajte, da boste porabili nekaj časa za določitev najboljšega postopka za vas. Nekateri imajo radi različne mape za vse, drugi pa raje združijo velike skupine v eno mapo, v kateri so podmape. Kakor koli že, fantastični organizacijski sistem Google Drive vam bo ponudil orodja, s katerimi lahko svoje delo nadaljujete, namesto da bi porabili čas za iskanje različnih dokumentov in datotek.
