Microsoft Excel že vrsto let dominira na trgu preglednic. Poslovni in domači uporabniki se pri organizaciji in analizi svojih podatkov zanašajo na Excel. Ne glede na kontrolne sezname, proračune in finančne zapise, grafikone ali katero koli drugo vrsto nabora podatkov Excel olajša organizacijo vaših podatkov. Obstajale so druge možnosti po nižjih cenah, celo v nekaterih primerih brezplačno - če pa bi želeli zamisliti najbolj zmogljiv program preglednic, bi morali uporabiti Microsoft Excel.
Oglejte si tudi naš članek Kako odstraniti podvojenike v Google Preglednicah
Leta 2006 pa se je začela oblikovati druga alternativa. Takrat je Google predstavil liste, kot del svojega spletnega pisarniškega paketa za besedilo, preglednice in predstavitve. Razvojni proces se je nadaljeval dolga leta in zdaj so v listih - čeprav še vedno ne gre za ujemanje funta za funt za Excel - velik odstotek standardne funkcionalnosti programa Excel. Programov svojih uporabnikov ne stane več sto dolarjev za nakup - v resnici je popolnoma brezplačen. Čeprav ni popoln izdelek, vsem, ki iščejo trdno orodje za preglednice na ravni potrošnikov, res ni treba videti dlje kot Google Preglednice. Preglednice ne morejo storiti vsega, kar lahko Excel naredi, vendar je verjetnost, da ga dejansko ne potrebujete, da bi lahko storil vse, kar lahko Excel stori. Če Sheets naredi vse, kar morate storiti, vam ni treba kupiti Excela.
Resnica pa je, da ima Sheets še vedno veliko omejitev in nekatere stvari, ki so v Excelu nepomembne, so v listih nekaj več dela. Verjetno ste naleteli na težavo, ko pomotoma dodate podvojene vnose v preglednico. Konec koncev, več podatkov, ki jih dodate, večja je verjetnost, da boste pomotoma vstavili podvojene podatke v preglednico, kar lahko zavrže nabor podatkov, s katerim ste tako težko delali. To je dovolj slabo, najslabši del pa se pojavi kasneje, ko poskušate pogledati svoje delo. Ker so preglednice lahko dolgotrajni dokumenti, je s časom težko opaziti in odstraniti podvojence, kar vodi k izračunu napak pri vašem delu brez očitnega vira, od kod prihaja težava.
Na srečo smo našli več različnih načinov za poudarjanje dvojnikov v Google Preglednicah. Pomembno je, da naša metoda ne odstrani samodejno podvojenih podatkov, saj niso vsi podvoji napake. Če pa je le poudarjeno, potem lahko sami določite, katerih ni treba biti tam, ne da bi vam bilo treba česati skozi celotno preglednico., Prikazal vam bom nekaj različnih načinov za označevanje ali odstranjevanje podvojenih podatkov iz preglednic.
Ker želimo, da Google Preglednice samodejno osvetlijo naše podatke za nas, bomo uporabili formulo, s katero bomo Sheetsom sporočili, naj posreduje in poudarja posebne, edinstvene podatke. V bistvu sta dva lista prisiljena poudariti kopirane informacije: prvi poudarja vse podvojene podatke za ročno potrditev, drugi pa kopira edinstvene celice v izbrani stolpec, kar vam omogoča, da preverite razlike in po potrebi izbrišete.
1. način: Označite dvojnike z barvo
Kar se tiče prepoznavanja napak v preglednicah, je najbolj očiten in najbolj viden način uporabe barvnih poudarkov za osvetlitev vseh informacij, ki so bile vnesene napačno. Če označite informacije, je mogoče zelo hitro prepoznati napake, saj lahko preprosto premaknete seznam vsebin, ki jih morate prepoznati. V tem koraku bomo uporabili rdečo barvo za prepoznavanje podvojene vsebine, saj rdeča ujame oko (zlasti v primerjavi z običajno belo in sivo barvno shemo listov) in je univerzalna barva za sporočila o napakah.
Začnite z odpiranjem datoteke Sheets, ki jo želite preveriti. Preveriti boste morali, da bodo vaše informacije dobro organizirane tako s stolpcem kot z vrsticami, da boste lahko preprosto preverili vsebino v vašem dokumentu; ni treba oteževati lastnega dela. Zdaj označite stolpec, ki ga želite razvrstiti na vrhu dokumenta in v zgornjem meniju dokumenta izberite Oblika. Na seznamu možnosti v tem meniju izberite »Pogojno oblikovanje« in na desni strani zaslona se prikaže nadomestni meni. V tem meniju izberite območje z ustreznimi kombinacijami črk in številk (na primer od A1 do A76).
Ko izberete svojo vsebino, v spustnem meniju spremenite »Formatiraj celice, če je«, v »Formula po meri« in v polje spodaj vnesite ali prilepite naslednje: »= števec (A: A, A1)> 1« vaš jedilnik. Tako boste dopolnili formulo za svojo vsebino. Ko je to nastavljeno, spremenite slog oblikovanja, da vsebino označite z ozadjem rdečih celic, in v meniju kliknite ikono »Dokončano«. Vaša preglednica bo zdaj podvojila podvojene celice rdeče barve in lahko optično preberete izbiro. Prepričajte se, da so vsi obstoječi dvojniki pravilni, nato pa izbrišite tiste, ki niso. Zaprite meni za oblikovanje in svojim celicam lahko povrnete normalno barvo.
2. način: Kopirajte samo edinstvene celice
Če raje samodejno razvrstite svoje surove podatke, je kopiranje samo enkratnih celic namesto podvojenih celic lahko resnično koristno za hitro razvrščanje in filtriranje. Če ste prepričani, da so vaši podatki pravilni in raje odstranite podvojene podatke, ki jih ne potrebujete, raje poskusite.
Kot pri zadnjem koraku začnite z odpiranjem dokumenta, ki ga želite razvrstiti v Google Preglednicah. Označite stolpec, ki ga želite urediti. Ko označite celico, kliknite prazno celico na vrhu praznega stolpca in se prepričajte, da so vaše informacije premaknjene na stran grafikona. Ta stolpec bo uporabljen za prikaz spodnjih rezultatov in formule. Zdaj na vrhu dokumenta v polje za vnos formule vnesite ali prilepite naslednje brez narekovajev: "= UNIQUE ()". Ta formula bo Sheetsu naročila, naj kopira in prikazuje samo edinstvene vnose celic, in ignoriral vse informacije, ki kopirajo ali podvajajo druge celice. V oklepaju zgornje formule obvezno vnesite koordinate celic s standardno metodo preglednice (na primer z tipkanjem (A1: A75) bodo vse informacije skenirane iz stolpca vrstice 1, v stolpec A vrstice 75). Ko vnesete nove podatke, pritisnite Enter, da svoje nove podatke premaknete v stolpec, ki ste ga določili prej. Ko je to končano, lahko preverite ročno ali uvozite svoje podatke v delovno preglednico.
3. način: Uporaba dodatka
Upoštevati moramo, da je na voljo več vtičnikov, ki so na voljo za uporabo s pomočjo Google Sheets na spletu prek spletne trgovine Chrome, vključno z orodjem za samodejno odstranjevanje podvojenih vnosov podatkov iz dokumenta. »Odstrani podvojene obrazce« je orodje, ki ga imenujejo razvijalci, ki ga imenujejo orodja, ki vam omogoča hitro iskanje dvojnikov na celotnem listu informacij ali iskanje do dveh stolpcev hkrati. Rezultate lahko premikate, brišete in označujete tako, kot lahko to delate z zgoraj opisanimi nalogami formule, čeprav je ta postopek veliko bolj avtomatiziran, kot smo že videli, zato upoštevajte, če želite več nadzora nad postopkom. Orodje vključuje dve nastavitvi čarovnika, ki omogočata iskanje in brisanje podvojenih ali edinstvenih lastnosti iz dokumenta, kar vam omogoča enostavno sledenje informacijam.
Na splošno je uporaba čarovniškega orodja za iskanje podatkov na dolgi rok morda vredna za uporabnike, ki nenehno iščejo podvojenike v svojih preglednicah in bi razumljivo raje porabili nekaj drugega, vendar pa uporabniki, ki bi morali preveriti le enkrat oz. dvakrat na nekaj mesecev je morda bolje, če uporabite ročna orodja za ročno prepoznavanje njihovih podatkov. Glede na to ima Remove Duplicates trdno oceno v spletni trgovini Chrome z močnimi ocenami in aktivno razvojno ekipo, ki se odziva na kritike in pritožbe. Na splošno je odlična izbira, če iščete bolj racionaliziran način za razvrščanje vsebine in iskanje dvojnikov v preglednici.
4. način: Uporaba orodja za odstranjevanje dvojnikov
Se spomnite, da sem zgoraj govoril o tem, kako Google nenehno uvaja nove funkcije, da poveča moč listov? No, ker je bil ta članek prvotno napisan, so v osnovni paket dejansko dodali popolno orodje za odstranjevanje podvojenih datotek. Za uporabo je zelo preprosto orodje, in popeljal vas bom skozi to. Vzemimo tipično preglednico s seznamom družabnih iger … in če natančno preberete, boste videli, da sem na seznam vstavil nekaj dvojnikov.
Za uporabo orodja moramo samo izbrati območje podatkov, kjer želimo podvojiti. Upoštevajte, da lahko prosto izbiramo vrstice ali stolpce; če vključimo stolpec Cena, bo funkcija Odstrani podvojene različice preučila naslov in ceno in se odločila, ali je vrstica podvojena ali ne. Ko je izbrano območje podatkov, pojdite na Podatki-> Odstrani podvojene. V pogovornih oknih sprejmite privzete vrednosti in voila - dedukcija se opravi samodejno.
5. način: Uporabite vrtilno tabelo za iskanje podvojenih vrstic
Sheets izvaja celoten nabor funkcij PivotTable, ki je zelo priročno orodje za natančnejši pregled podatkov. Uporaba pivotTable-a ne bo samodejno izbrisala podvojenih vrstic; raje bo razčlenil, katere vrstice HAVE podvajajo, tako da lahko ročno pogledate svoje podatke in vidite, kaj vse je šlo narobe. Ustvarjanje vrtilne tabele je nekoliko bolj vključeno kot druge metode, ki sem vam jih prikazal, vendar je vredno vedeti, kako to storiti, in sprehodil vas bom skozi to.
Najprej izberite vse podatke tabele in pojdite na Podatki-> Vrtilna tabela.
Tu lahko po želji prilagodite obseg podatkov in se odločite, kam naj se vrti vrtilna tabela. Vstavil ga bom v nov list in sprejel obseg, ki sem mu ga že dal. Ko pritisnemo na »Ustvari«, se bo na mestu vstavljanja odprla prazna vrtilna tabela …, vendar prazna vrtilna tabela nam ne bo koristila. Moramo mu povedati, katere podatke naj analizira.
Zraven vrstice bomo izbrali »Dodaj« in dodali vrstico »Naslov«. Nato pod Vrednosti bomo izbrali »Dodaj« in ponovno izbrali »Naslov«, nato pa privzeto sprejeli funkcijo COUNTA. (Če bi iskali podvojene številčne podatke, bi uporabili COUNT; COUNTA je za štetje besedilnih polj.)
Takoj, ko opravimo te izbire, se PivotTable samodejno posodobi in zdaj lahko vidimo končni rezultat.
Upoštevajte, da ima stolpec COUNTA tolikokrat, ko se prikaže vsak naslov. Za večino naslovov je ena številka 1, vendar Axis & Allies in Castle Risk kažeta 2. To pomeni, da sta na lestvici dva primera vsakega od teh naslovov. Kot lahko vidite, je metoda PivotTable malo bolj vključena, vendar vam daje tudi posebno poročilo o tem, kje najdemo podvojene zapise, kar je lahko zelo koristno za analizo podatkov.
***
Preglednice so pogosto precej bolj zapletene kot podobni dokumenti, izdelani v Google Dokumentih ali v programu Microsoft Word. Ker so zasnovane za obravnavo organiziranih podatkov, je treba zagotoviti, da je vaša vsebina ves čas točna. Shranjevanje podvojene celice v datotekah lahko resnično povzroči resne težave s podatki, če niste previdni, še posebej, ko poskušate razvrstiti finančne podatke v uporabno preglednico. Če zapletete zadeve, je poskus, da sami najdete napačno celico, lahko skoraj nemogoče, če je preglednica velika. Na srečo je prepoznavanje, odstranjevanje in brisanje identičnih celic podatkov v Google Preglednicah presenetljivo enostavno, kar je pozitivno, če se v vsakodnevnem delovnem toku ukvarjate s preglednicami. Če iščete nekaj, kar vam olajša razvrščanje vsebine, lahko vedno uporabite dodatek, kot je Odstrani podvojene datoteke, da zagotovite, da so vaše informacije dobro razvrščene in urejene. V letu 2019 ni razloga, da bi vodili zmedeno preglednico, napolnjeno z napakami, zato preverite, ali so vaši podatki pravilni in podatki preverjeni z zgoraj opisanimi metodami.
Želite več informacij o Google Preglednicah?
Iskanje dvojnikov je ena stvar, vendar morate preveriti našo vadnico, kako šteti podvojenike v Google Preglednicah.
Statističniki uporabljajo funkcijo absolutne vrednosti za številne namene, mi pa vam bomo pokazali, kako uporabljati absolutno vrednost v Google Preglednicah.
Želite zavarovati svoje preglednice? Spodaj je opisano, kako lahko zaklenete formulo v Google Preglednicah.
Če želite primerjati podatke med stolpci, si oglejte celoten vodnik za primerjavo stolpcev v Google Preglednicah.
Ali ste vedeli, da lahko podatke o koledarju in urniku hranite v listih? Preberite naše vadnico o delu z informacijami o datumu in času v Google Preglednicah.
