Nekega dne so mi zastavili vprašanje, ko sem nekomu pokazal, kako uporablja Gmail in ni ga bilo prvič slišati. Vprašanje je bilo: »Kako ustvarim kopije osnutkov v Gmailu, tako da strankam ne traja toliko časa?« Ko poskušam redno odgovarjati na vprašanja tukaj na TechJunkie, sem mislil, da je to glavni kandidat.
Oglejte si tudi naš članek Kako naročiti Gmail po velikosti
Vprašanje se dejansko nanaša na predloge e-pošte kot na shranjevanje kopij osnutka. Nekemu sem pokazal, kako nastaviti nove odzivnike in etikete za svoj novi poslovni e-poštni naslov. Želeli so poslati nekaj e-poštnih sporočil s strankami, da jih ohranijo v zanki, ne da bi jih administrator ves dan zatiral. Odgovor je ustvariti predloge e-pošte.
Kopije teh lahko ustvarite in jih shranite kot osnutke, če želite, vendar lahko s predlogami naredite veliko več.
Predloge e-pošte
Predloge za e-poštno sporočilo so varčna milost vseh lastnikov malih podjetij ali tistih, ki najdejo iste stvari v istih vrstah e-poštnih sporočil. Uporabljam jih že odkar sem ustanovil svoje podjetje in v teh letih so mi prihranili veliko sto ur.
Predloge po e-pošti lahko tudi izgledajo bolj profesionalno. Lahko se odzovete hitreje in preprost "Hvala za vaš e-poštni naslov, ena naša ekipa bo neposredno stopila v stik z vami v 24 urah", tako da se bo stranka počutila cenjeno. Glede na to, kako enostavno je to storiti, toplo priporočam njihovo uporabo.
Kako ustvarim predloge e-pošte v Gmailu?
Gmail kliče predloge Canned Responses, in funkcijo morate omogočiti, preden jih lahko uporabite. Ko končate, lahko ustvarite toliko e-poštnih predlog, kolikor želite.
- Odprite Gmail in se prijavite.
- Izberite ikono menija zobnika v zgornjem levem kotu in izberite Nastavitve.
- Izberite zavihek Labs.
- Preklopite odzive (predloge) v pločevinkah, da omogočite.
- Izberite Shrani spremembe na dnu strani.
Zdaj je funkcija omogočena, lahko začnemo ustvarjati predloge. To storite iz mape »Prejeto« v Gmailu, tako da gremo naprej.
- Iz mape »Prejeto« izberite Sestavi e-pošto.
- Ustvarite e-poštno sporočilo, ki ga želite ustvariti, kot običajno.
- V spodnjem desnem kotu e-poštnega okna izberite sivo puščico navzdol.
- Izberite Konzervirani odgovori in Nov odziv v pločevinkah.
- Dajte mu smiselno ime in izberite V redu, da ga shranite.
Ko shranite odgovor v pločevinkah, lahko osnutek varno izbrišete.
Pri pripravi odziva v pločevinkah morate osebni stik uravnotežiti s tem, da je dovolj generičen, da ne boste nikogar užalili. To pomeni, da stvari, kot so imena in datumi, pustite iz e-pošte in jih nadomestite s časovnimi lestvicami. Lahko pa dodate te osebne dotike ročno, preden jih pošljete. Slednje je zaželeno, saj osebni dotik ustvarja odnos, na katerem lahko gradite. Vendar to ni vedno mogoče, zato morate uporabiti svojo presojo.
Uporaba predloge e-pošte
Zdaj ste ustvarili predlogo za e-pošto ali odgovor v pločevinkah, čas je, da jo uporabite. Ko prejmete prvo priložnost za uporabo predloge, storite to:
- V e-poštnem sporočilu, na katerega želite odgovoriti, izberite Odgovori.
- V spodnjem desnem kotu zaslona izberite sivo puščico navzdol.
- Izberite Dovoljeni odzivi in izberite odgovor, ki ste ga ustvarili.
- Dodajte prilagojene podatke, da e-poštno sporočilo postane relevantno.
- Pošlji.
Enako lahko storite tudi z uporabo Sestavi in ustvari svež e-poštni naslov, vendar način odgovora najdem veliko hitreje.
Uporaba konzerviranega odgovora kot e-poštni odzivnik
Ko korak naprej napišete predlogo za e-poštno sporočilo, kako je s postavljanjem konzerviranega odgovora kot samodejnega odgovora na dohodno e-pošto. Odziv v pločevinkah boste morali ohraniti generično, vendar je odličen način za potrditev naročil ali poizvedb in vzpostavitev dobrega odnosa s stranko.
- V Gmailu odprite Nastavitve in izberite zavihek Filtri.
- Izberite besedilo povezave Ustvari nov filter.
- Ustvari merila za sprožitev filtra. To bo verjetno edinstveno za vas, zato izberite nekaj, kar deluje.
- V spodnjem desnem kotu okna izberite Ustvari filter s tem iskanjem.
- Izberite Pošlji odgovor v pločevinkah in odgovor, ki ga želite uporabiti.
- Izberite Ustvari filter.
Zdaj, ko so izpolnjeni kriteriji za filtriranje, vam bo Gmail samodejno poslal odgovor v pločevinkah. To je idealno za potrditve ali posodobitve in ga je mogoče nastaviti na več načinov. Tu jih ni mogoče navesti, vendar boste v svojih e-poštnih sporočilih prepoznali vzorec, ki ga lahko uporabite. Na primer, vsa e-poštna sporočila pošljejo na vaš e-poštni naslov ali katero koli e-poštno sporočilo z besedo »Naroči«. Idejo dobite.
