Kako samodejno vključiti podpis v e-poštna sporočila Outlook

Če dodate podpis e-poštnemu sporočilu, daje pridih strokovnosti. Vmetanje logotipa in vaših kontaktnih podatkov zagotavlja promocijo blagovne znamke sicer črne korespondence. Tistim, ki se želijo obrniti na vas na druge načine, omogoča, da to storijo. Ustvarjanje in uporaba podpisa v programu Microsoft Outlook je dovolj preprosta naloga. Lahko celo ustvarite več prilagojenih podpisov, da preklopite na muhavost, odvisno od vaše ciljne publike.

Vendar pa bo Outlook podpisal samo na novo poslana ali posredovana e-poštna sporočila. E-poštna sporočila, ki ste jih poslali pred ustvarjanjem podpisa, bodo še vedno odsotna. Če želite dodati podpis starejšim sporočilom, morate iti v nastavitve Outlooka in spremeniti nekaj stvari.

Vaš podpis lahko vključuje besedilo, slike, vašo elektronsko vizitko, logotip ali celo sliko ročno napisanega podpisa. Outlook lahko nastavite tako, da se podpisi samodejno dodajo vsem odhodnim sporočilom ali ustvarijo svoj podpis in ga dodate sporočilom za vsak primer posebej.

Dodajanje podpisa v Outlook korespondenco

Koraki za razprševanje e-poštnih sporočil s podpisom bodo odvisni od različice Outlooka, ki jo trenutno uporabljate. Obstaja postopek za tiste, ki uporabljajo starejše različice programske opreme (2007–2010) in različico za novejše različice (2010+) ter uporabnike Microsoft Office 365.

Začnimo z najnovejšimi različicami.

Različice Outlook 2010 ali novejši, vključno z Outlookom za 365

Če želite ustvariti nov podpis za Outlook:

1. Kliknite, če želite ustvariti novo e-pošto.
2. Na kartici »Sporočilo« kliknite Podpis in nato Podpisi .
   • Odvisno od velikosti vašega Outlookovega okna in od tega, ali sestavljate novo e-poštno sporočilo ali odgovor ali posredujete, sta zavihek "Sporočilo" in gumb Podpis morda na dveh različnih mestih. Vendar gumb za podpis ponavadi spremljata priloži datoteko in priloži element v razdelku »Vključi« v meniju »Sporočilo«.
3. Na zavihku "E-poštni podpis" tik pod oknom "Izberi podpis za urejanje" izberite Novo in v pogovornem oknu "Nov podpis" dodajte ime svojega novega podpisa.
4. Tik pod »Uredi podpis« sestavite svoj podpis znotraj navedenega območja.
   • Okno vam omogoča spreminjanje pisav, barv in velikosti pisave ter poravnavo besedila.
   • Če želite svojemu e-poštnemu podpisu dodati povezave in slike, spremeniti pisave in barve ter utemeljiti besedilo, lahko to storite tako, da uporabite vrstico mini formatiranja pod "Uredi podpis".
   • S pomočjo programa Microsoft Word za oblikovanje besedila lahko ustvarite tudi bolj trden podpis z naboji, tabelami ali obrobami. Nato ga prenesite s preprosto kopijo ( Ctrl + C ) in na podpis prilepite ( Ctrl + V ) v polje »Uredi podpis«.
   • V svoj podpis lahko dodate ikone in povezave na družabnih medijih, ki se jih bom dotaknil pozneje.
5. Ko je podpis tak, kot želite, pod »Izberi privzeti podpis« nastavite naslednje možnosti:
   • Izberite e-poštni račun, s katerim želite povezati svoj podpis s pomočjo spustnega menija »E-poštni račun«. Za vsak e-poštni račun, ki ga uporabljate za Outlook, imate lahko različne podpise.
   • Če želite, da se vaš podpis samodejno doda vsem prihodnjim sporočilom, kliknite spustni meni "Nova sporočila" in izberite podpis. Če ne želite, da je privzeto nastavljeno kot samodejno, izberite (nobenega) . Tako boste dosegli, da vsako novo sporočilo, ki ga pošljete, sploh nima podpisa, vključno s tistimi, ki ste jih poslali in na katere ste odgovorili.
   • Da se podpis prikaže v vaših sporočilih, na katera odgovarjate in jih posredujete, kliknite spustni meni "Odgovori / naprej" in izberite podpis. Ta podpis bo samodejno dodan vsakič, ko odgovorite ali posredujete e-pošto. Če tega ni mogoče, izberite (nobenega) .
6. Zdaj, ko je tega konec, kliknite gumb V redu, da se vrnete, da shranite svoj podpis in se vrnete na svoje novo sporočilo.
   • Pomembno je upoštevati, da trenutno sporočilo, v katerem ste ustvarili podpis, ne bo podpisano. Iz nekega razloga se bo podpis pojavil le v naslednjih sporočilih. Podpis boste morali ročno dodati, če ga že želite uporabljati.

Ročno vstavljanje podpisa

Za novo sporočilo, ki ste ga začeli z namenom ustvarjanja podpisa, ali tiste, ki ne želite samodejno nastaviti podpisa, lahko podpis še vedno vstavite ročno.

Narediti tako:

1. Ko se odpre vaše e-poštno sporočilo, kliknite kartico »Sporočilo« in izberite Podpis .
2. Odprl se bo meni s preletom, ki prikazuje vse shranjene podpise, ki ste jih ustvarili. Med možnostmi izberite podpis, ki ga želite uporabiti. Zdaj se bo prikazalo v vašem trenutnem sporočilu.

Dodajanje logotipa ali slike v podpis

Blagovne znamke običajno zahtevajo logotipe. Če želite svojemu podpisu dodati sliko, kot je logotip ali ikona družbenih medijev:

1. Odprite novo e-poštno sporočilo in kliknite na zavihek »Sporočilo«.
2. Kliknite Podpis in nato Podpisi .
3. Izberite podpis, ki mu želite dodati logotip ali sliko, tako da ga izberete v polju "Izberi podpis za urejanje".
4. Kliknite ikono Dodaj sliko, v datotekah računalnika poiščite sliko, ki jo želite dodati, in izberite Vstavi .
   • Velikost slike ali logotipa lahko spremenite tako, da z desno miškino tipko kliknete sliko in v menijskih možnostih izberete Slika . Kliknite zavihek »Velikost« in uporabite ponujene možnosti, da spremenite velikost slike v skladu s svojimi specifikacijami.
   • Če želite ohraniti razmerje slike, preverite polje »Zaklenjeno razmerje stranic«.
5. Ko je velikost slike spremenjena in pripravljena za uporabo, kliknite V redu .
6. Nadaljujte s tem, če znova kliknete V redu, da shranite vse spremembe, ki ste jih pravkar naredili v podpisu.

Različice Microsoft Outlook 2007–2010

Če želite ustvariti nov podpis s starejšo različico programa Microsoft Outlook:

1. Odločite se za ustvarjanje novega sporočila.
2. Kliknite na zavihek "Sporočilo" in v razdelku "Vključi" izberite Podpis .
3. Ko se pojavi, kliknite Podpisi.
4. Na zavihku »E-poštni podpis« kliknite » Novo« .
5. Vnesite ime svojega podpisa in kliknite gumb V redu .
6. V polje »Uredi podpis« vnesite besedilo, ki ga želite vključiti v svoj podpis.
   • Besedilo lahko oblikujete tako, da označite besedilo, ki ga želite urediti, nato pa uporabite gumbe za slog in oblikovanje za želene možnosti.
   • Če dodate dodatne elemente, kot so slike, hiperpovezave in e-vizitke, kliknite mesto, kjer želite, da se element prikaže in:
     • e-vizitka - kliknite gumb vizitke in nato enega od stikov na seznamu »Vloženi kot«. Kliknite gumb V redu .
     • Hyperlink - Kliknite ikono Hyperlink in vnesite (ali prilepite) URL, s katerim bo vaša povezava besedilo povezala. Kliknite gumb V redu .
     • Slika / slika - Kliknite ikono slike, poiščite sliko, ki jo želite naložiti v svoj podpis, izberite in kliknite gumb V redu .
7. Ko končate z urejanjem, kliknite V redu, da zaključite ustvarjanje svojega podpisa.
   • E-poštno sporočilo, ki ga trenutno imate odprto za ustvarjanje podpisa, ne bo samodejno dodalo podpisa. To boste morali storiti ročno.

Dodajanje podpisa v vaša e-poštna sporočila

Podpisi se lahko samodejno ali ročno dodajo vsem odhodnim sporočilom, odgovorom in naprej. Za en poslani e-poštni naslov se lahko uporabi samo en podpis, tako da, če se odločite za samodejno nastavitev, bi bilo najbolje, če bi bil podpis namenjen širšemu krogu občinstva.

Če želite samodejno vstaviti podpis v e-poštno sporočilo:

1. Ustvari novo e-pošto.
2. Pojdite na zavihek "Sporočilo" in kliknite Podpis, ki se nahaja v razdelku Vključi.
3. Ko se pojavi, kliknite Podpisi.
4. Poiščite »Izberi privzeti podpis«, kliknite spustni meni »Seznam računov e-pošte« in izberite e-poštni račun, s katerim želite povezati podpis.
5. Izberite podpis, ki ga želite vključiti, tako da ga izberete s seznama "Nova sporočila".
   • Za posredovanje in odgovore za dodajanje podpisa izberite podpis na spustnem seznamu »Odgovori / Naprej«. Kliknite (nič), če ne želite, da se podpis odpravi z odgovorom in posredovanjem e-poštnih sporočil.
6. Kliknite V redu, da shranite nastavitve podpisa.

Če želite ročno dodati podpis v e-poštno sporočilo:

1. Ustvari novo e-poštno sporočilo.
2. Kliknite na zavihek "Sporočilo".
3. Kliknite Podpis, ki ga najdete v razdelku »Vključi«.
4. Izberite podpis, ki ga želite vstaviti s klikom nanj.

Podpis se bo zdaj pojavil v odhodnem sporočilu. Če ste izbrali napačno ali želite izbrisati podpis, ki ste ga dodali, v sporočilu označite podpis in na tipkovnici kliknite Delete (ali Backspace ).

Uporaba računa Microsoft Office 365 pri Outlook.com

Za tiste, ki v spletu uporabljajo Outlook z računom za Microsoft Office 365, morate ustvariti podpis v obeh izdelkih.

Če želite ustvariti in uporabljati e-poštne podpise v Outlooku v spletu:

1. Prijavite se v svoj račun za Outlook.com in odprite nastavitve s klikom na ikono Cog Wheel na vrhu strani.
2. Kliknite Mail in nato Sestavi in ​​odgovori .
3. V polje za podpis e-pošte vnesite svoj podpis.
   • Če želite spremeniti videz svojega podpisa, lahko uporabite priložene možnosti oblikovanja.
   • Na račun lahko imate samo en podpis.
   • Če želite, da se podpis privzeto prikaže pri vseh prihodnjih sporočilih, v polje »Samodejno vključi moj podpis v nova sporočila, ki jih sestavim«, postavite kljukico. Tako so vsa prihodnja sestavljena e-poštna sporočila podpisana na dnu.
   • Posredniki in odgovori bodo v polju »Samodejno vključi moj podpis na sporočila, ki jih pošljem ali odgovorim«.
   • Če ne preverite nobene od teh možnosti, boste morali ročno dodati svoj podpis vsakemu e-poštnemu sporočilu, ki ga napišete naprej.
4. Ko končate z urejanjem, kliknite Shrani .

Če želite ročno dodati svoj podpis:

1. V nabiralniku izberite Novo sporočilo.
2. Sestavite sporočilo v celoti in kliknite ikono trojice.
3. Tukaj izberite Vstavi podpis .
4. Ko je vaše sporočilo pripravljeno za predstavitev, kliknite gumb Pošlji .