Spremljanje številk računov je lahko zelo pomembno. Vse številke računov so zaporedne, zato lahko poskusite, da bi jih vnesli ročno, človeške napake, kar je manj kot optimalni rezultati. Naslednje številke v zaporedju ni vedno enostavno zapomniti, še posebej, ko se številke začnejo vzpenjati. Če pozabite prejšnjo številko, se lahko na preglednici Excel nekoliko prekrivate, kar lahko povzroči škodo tudi po črti.
Oglejte si tudi naš članek Kako izbrisati vse prazne stolpce v programu Microsoft Excel
Že zdaj si je dovolj težko zapomniti, kje ste pustili ključe ali vzeli nekaj iz zamrzovalnika za večerjo, še ne potrebujete dovolj pomnilniške pipe. Namesto tega je morda najbolje, da Excel samodejno ustvari številke računov za vas.
"To bi bilo zelo koristno. Kaj moram torej storiti? "
Kolikor vem, obstajata dva načina, s katerimi lahko številke računov samodejno ustvarite v Excelu. Ta članek bo razložil oboje, da bi zagotovili, da se boste lahko izognili prekrivanju računov in vam ni treba več prepirati, katera številka je naslednja.
Samodejna generacija računov za Excel
Kot rečeno, obstajata dva načina za samodejno dodajanje številk računov v Excelovo preglednico ali delovni zvezek. Prva je z uporabo formule znotraj VBA (Visual Basic for Applications), da bi ustvarili številke računov za en delovni zvezek. Drugi način je uporaba funkcije Kutools za Excelovo funkcijo Insert Sequence Numbers. Ta možnost vam bo omogočila generiranje številk računov v več preglednicah in delovnih zvezkih.
1. način: Samodejni generator številk računov, ki uporablja Visual Basic za aplikacije
Začeti:
Lahko ustvarite nov delovni zvezek ali odprete obstoječi delovni zvezek, ki ga želite uporabiti za samodejno ustvarjanje številk računov.
Poiščite in označite prazno celico (kliknite jo z levim gumbom) in vnesite prvo številko, ki bo uporabljena kot začetna številka za vse vaše številke računa. Za izhodišče lahko izberete nekaj, kot je 00000 ali 10000. V našem primeru bomo uporabili 00000 in bo postavljen v celico C3.
Pritisnite Alt + F11, da odprete pogovorno okno Microsoft Visual Basic for Applications. Razširite trenutni delovni zvezek (VBAProject, lahko se prikaže kot Book 1, če je nov) in dvokliknite ThisWorkbook.
Vtipkate lahko naslednjo kodo ali preprosto kopirajte in prilepite (označite kodo in pritisnite Ctrl + C ter nato levo kliknite okno in pritisnite Ctrl + V ) kodo v otvoritveno okno.
VBA: Generator glasovnih številk
| 1 2 3 | Zasebni poddebenik_odprti () Obseg ("C3"). Vrednost = območje ("C3"). Vrednost + 1 Končni pod |
"C3" je celica, v kateri ste vnesli začetno številko računa. Prepričajte se, da ga spremenite znotraj kode, preden ga prilepite v okno.
Spodnje naslednje formule vam bodo omogočile preverjanje številk računov. Lahko si jih je težko zapomniti na daljavo, vendar jih lahko vedno shranite kot vnos v samodejni tekst, če jih boste pozneje kadar koli morali znova uporabiti.
| Št. | Formula | Številke računov |
| 1 | = "Ime podjetja" in BESEDILO (DANES (), "yymmdd") in C3 | Ime podjetja14120910000 |
| 2 | = "Ime podjetja" & TEKST (DANES (), "0 ″) & C3 | Ime podjetja4198210000 |
| 3 | = "Ime podjetja" in TEKST (ZDAJ (), "MMDDHHMMSS") in C3 | Ime podjetja120909581910000 |
| 4 | = "Ime podjetja" in TEKST (ZDAJ (), "0") in C3 | Ime podjetja4198210000 |
| 5 | = "Ime podjetja" & RANDBETWEEN (100000, 999999) in C3 | Ime podjetja44868510000 |
Ne pozabite, da je C3 v formuli celica, v katero ste postavili začetno številko računa. "Ime podjetja" je rezervirano za besedilo, ki ga želite prikazati v številkah računov. Spremenite ga tako, kot vam ustreza.
Formulo boste želeli postaviti v celico za samodejno ustvarjanje računov. To ni enaka celica, v kateri imate začetno številko računa, ampak je za rezultate določena celica. Ko je formula urejena, da ustreza vašim potrebam, jo lahko kopirate in prilepite v celico in pritisnete enter, da prejmete številko računa.
Ko končate, shranite trenutni delovni zvezek. Če želite to narediti, kliknite Datoteka in nato Shrani (ali Shrani kot, če vnašate novo ali pod drugim imenom). Vnesite ime delovnega zvezka in preverite, ali je polje Shrani kot vrsto nastavljeno na Delovni zvezek z makro omogočenimi Excelom (* .xlsm). Izberite, kje bo shranjena, in nato samo pritisnite gumb Save .
Vsakič, ko odprete delovni zvezek generatorja številk računa, bo številka računa ena za večjo kot zadnjič. Prepričajte se, da boste delovni zvezek shranili, preden ga boste vsakič zaprli, ali bo delo izgubljeno.
2. način: Dodajte številko računa z uporabo Kutools za Excel
Tisti med vami, ki potrebujejo način za ustvarjanje številk računov za več delovnih zvezkov, bodo našli te potrebe, ki so bile izpolnjene pri uporabi Kutoola. Prva zajeta metoda je zasnovana samo za eno preglednico ali delovni zvezek in ima nesrečo možnost prekrivanja, ko pozabite shraniti. Kutools za Excel vsebuje rešitev za obe težavi in še več.
Začeti:
Tako kot prej, označite in izberite celico za številko računa. Nato boste morali klikniti Kutools, nato Vstavi in na koncu Vstaviti zaporedno številko .
Ko se prikaže pogovorno okno Vstavi zaporedno številko, kliknite gumb Novo . Prikazalo se bo okno za urejanje zaporedne številke:
- V polje Ime zaporedja vnesite ime, da boste lahko naslovili svoje novo zaporedje številk računa.
- V polje Increment vstavite 1 .
- Vnesite ime svojega podjetja ali drugo besedilo, ki ga želite videti na začetku rezultatov številke računa, v polje Predpona (neobvezno) .
- Začetno številko vseh vaših prihodnjih številk računov lahko vnesete v polje Začetna številka. Številka je lahko karkoli želite, najbolje pa bi bilo, da je preprosto. 00000 ali 10000 bi bilo dovolj. Če želite, da so številke raje majhne, lahko namesto njih uporabite enomestno številko kot 0 ali 1.
- Število številk, ki jih bodo imele vaše račune, lahko določite tako, da vnesete številko v polje Število števk. Ne morete se zmotiti s 5 ali 6.
- Zaključite postopek s klikom na gumb Dodaj .
Medtem ko novo ustvarjena sekvenca ostane izbrana, kliknite Izpolni obseg in nato za izhod pritisnite gumb Zapri . Zdaj, ne glede na to, v katerem delovnem zvezku uporabljate funkcijo Vstavi številko zaporedja, se številka računa samodejno ustvari z vsako številko, ki je večja od zadnje.
