V delovnem okolju je nujno, da ohranite organizirano prejeto pošto, da ohranite učinkovitost. Zamašen nabiralnik lahko izkaže precej veliko bolečino, še posebej, ko se boste prisiljeni pomikati po gorah starejših e-poštnih sporočil, ki jih morda ne potrebujete več. Nekoč so ta starejša e-poštna sporočila morda služila namenu, vendar so se od takrat naprej pojavila dodatna ovira pri iskanju določenega e-poštnega sporočila.
Oglejte si tudi naš članek Kako ustvariti Gmail alias
"Moja mapa je prejeta. Imam e-pošto od pred več kot dvema letoma. Resnično moram to postaviti. "
Da bi se izognili številni porabi časa, ne bi priporočal, da bi poskušali ročno izbrisati vsa svoja starejša sporočila. Namesto tega se boste s pomočjo filtrov te e-pošte lahko znebili veliko hitreje. Z ustvarjanjem filtra lahko stara sporočila izbrišete na podlagi določenega časovnega okvira. Edina težava, ki jo vidim pri uporabi filtrov, je ta, da se nanašajo samo na novo prejeta sporočila. V prihodnosti lahko uporabite filtre, da zagotovite, da se gomila ne pojavi drugič, kaj pa je s tistimi e-poštnimi sporočili, ki zdaj napolnjujejo vašo pošto?
Samodejno izbriši ta starejša Gmailova e-poštna sporočila
Pri pospravljanju tistih starejših, ne potrebnih več e-poštnih sporočil, ki vas čakajo na mapo »Prejeto«, je nekaj stvari, pri katerih se morate poglobiti. Bom podrobneje opisal, kako nastaviti filtre, jih uporabiti za nadaljnjo uporabo in kako se znebiti vseh trenutnih starih e-poštnih sporočil z Gmail dodatkom, Email Studio.
Nastavitev filtrov
Najprej najprej postavimo vaše filtre .
Začeti:
- Prijavite se v svoj Gmail račun z zahtevanimi poverilnicami.
- Poiščite ikono Cog / Gear. To je Gmail nastavitveni meni in ga najdete v zgornjem desnem kotu okna. Kliknite to ikono in nato v spustnem meniju izberite Nastavitve .
- Kliknite na zavihek "Filtri" in nato kliknite Ustvari nov filter .
- V vnosno polje "Ima besede" vnesite naslednje - starejši_ od: x, kjer je "x" časovni okvir sporočil, ki jih želite izbrisati. To bo številka, ki ji sledi pismo. Pisma, ki sledijo, se nanašajo na časovni okvir. "D" boste morali uporabljati dneve, "w" tedne in "m" mesece. Primer bi bil starejši_na: 3d, če želite izbrisati e-poštna sporočila, starejša od treh dni.
- Nato s tem gumbom kliknite Ustvari filter .
- S klikom na njih izpolnite polji z oznako »Izbriši« in »Uporabi tudi filter«.
- Na koncu kliknite Ustvari filter, če želite, da se vsi starejši e-poštni sporočila na podlagi datuma, ki ste ga pravkar določili, premaknete iz mape »Prejeto« v mapo za smeti.
Ko se sporočila izbrišejo v Gmailu, ne minejo takoj. Namesto tega jih najdete v mapi Smeti. To pomeni, da bodo ta e-poštna sporočila še vedno štela glede na vašo skupno podatkovno zmogljivost. Če jih želite v celoti odstraniti, lahko počakate, da jih Gmail samodejno izbriše po 30 dneh ali pa jih sami zdaj sami izbrišete. Če ga želite izvesti, kliknite mapo Smeti in nato povezavo Izprazni koš .
Filter za prihodnje brisanje (ponovna aplikacija)
Naslov tega članka obravnava samodejno brisanje. Na žalost filtrov ni mogoče sprožiti samodejno. Ponovno se morate vrniti in filter še enkrat uporabiti na trenutni mapi »Prejeto«.
Če želite znova uporabiti filter:
- Vrnite se nazaj v svoje nastavitve, tako da v zgornjem desnem kotu gmailovega okna kliknete ikono Cog / Gear in v spustnem meniju izberete Settings .
- Kliknite zavihek »Filtri«.
- Ker ste že ustvarili filter, lahko zdaj kliknete Uredi, ki se nahaja poleg tega. Če ste že ustvarili več filtrov, lahko preprosto najdete tistega, ki ga želite, saj bodo prikazana merila za vsak filter.
- V razdelku, ki se prikaže z vašimi iskalnimi merili, kliknite Nadaljuj . To bo zaslon, podoben tistemu, ki se je pojavil, ko ste nastavili originalni filter.
- Še enkrat nanesite kljukico na polje poleg možnosti »Uporabi tudi filter.«
- Tokrat za aktiviranje filtra kliknite Posodobi filter . Vsa vaša starejša e-poštna sporočila, nastavljena na določen časovni okvir, bodo zdaj odstranjena v mapo Smeti .
Studio za e-pošto
Email Studio ima vrhunsko funkcijo, ki bo samodejno izbrisala vsa vaša starejša e-poštna sporočila od določenega pošiljatelja ali tistih, ki se nahajajo v določeni mapi. Vgrajena funkcija samodejnega čiščenja bo pripomogla, da bo vaš Gmail nabiralnik veliko bolj organiziran, kar bo vodilo do učinkovitejšega delovnega okolja.
S programom Email Studio lahko arhivirate in uporabite »Označi kot prebrano« za vsa e-poštna sporočila, ki so trenutno v mapi »Prejeto«, ki so tam že več kot tri mesece. Omogoča vam tudi, da po dveh dneh trajno odstranite vsa e-poštna sporočila iz map Trash and Spam . Za dodaten bonus funkcija Auto-Purge vključuje funkcijo odjave naročnika po e-pošti, s katero lahko enostavno odstranite svoj e-poštni naslov s katerega koli od teh nejasnih poštnih seznamov. Obstaja tudi veliko več, kar je dodatek sposoben, vendar menim, da že omenjeni poudarjajo natanko tisto, kar potrebujemo za ta članek.
Osnovni paket je brezplačen za uporabo, da pa kar najbolje izkoristite izdelek, je na voljo premium različica z letno ceno 29 $. Nadgradnja vam bo omogočila ustvarjanje več sklopov pravil čiščenja in vključuje razporejevalnik e-pošte, posredovanje in samodejni odzivnik.
Nastavite in omogočite samodejno čiščenje v Gmailu
Očitno je, da boste morali prvo prenesti in namestiti dodatek Email Studio. Ko je to doseženo, boste lahko odprli ikono e-poštnega studia na desni stranski vrstici, ko odprete katero od Gmail e-poštnih sporočil.
Za uporabo:
- Odprite dodatek Email Studio in se prijavite s svojim Gmail računom.
- Videli boste seznam možnosti. Iz teh možnosti izberite orodje "Čiščenje e-pošte".
- Nato kliknite Dodaj novo pravilo, da nastavite pravilo (kot na primer, kar ste storili s filtri ).
- Nastavitev pravila imata dva dela - določiti morate pogoj in nato dejanje. Pomislite "vzrok in posledica". Ukrep se bo sprožil, ko bo izpolnjen določeni pogoj.
- Če želite nastaviti pogoj, boste lahko v Gmailu uporabljali napredne iskalne parametre, na primer novejši_tran ali ima: priponko ali večji_than . Uporabite jih, da boste lažje našli natančno ujemanje z Gmailovimi e-poštnimi sporočili, ki jih želite arhivirati, poslati v koš ali preseliti v drugo mapo.
- Ko je pravilo ustvarjeno, kliknite gumb Shrani . E-poštni studio bo zdaj deloval v ozadju in vsako uro izvajal preverjanje, ko izvede določeno dejanje, ko e-pošta izpolnjuje pogoje, povezane z njim. Ročno vam ne bo treba ničesar početi.
