Google Sheets in Microsoft Excel imajo številne podobne funkcije. Tisti, ki so bolj seznanjeni z Excelom, bodo ugotovili, da lahko kljub temu, da je večina funkcij enakih, njihovo umeščanje v Google Preglednice postane ovira, ko se seznanite s programom.
Oglejte si tudi naš članek Kako uporabiti formule za celotne stolpce v Google Preglednicah
Možnost razvrščanja in filtriranja podatkov po abecednem ali številčnem številu je ena izmed najpogosteje uporabljanih funkcij v programu Microsoft Excel. Enako lahko rečemo za Google Preglednice. Toda način izvajanja naloge je lahko nekoliko drugačen.
"Bolj sem seznanjen z Excelom, vendar moj šef želi, da zdaj uporabljamo Google Preglednice. Organiziranje preglednic je del tega opravila. Lahko pomagate?"
Velik del o Preglednicah, tako kot Excelu, vam ne bo treba skrbeti za ročna urejanja, če želite razvrstiti ali filtrirati podatke. Obstaja način, da jih samodejno razvrstite po stolpcu s pomočjo funkcij na zavihkih ali s formulo, ki jo lahko postavite neposredno v celico.
Samodejno urejanje Google preglednic po abecedi
hitre povezave
- Samodejno urejanje Google preglednic po abecedi
- Razvrščanje podatkov in uporaba filtrov
- Razvrščanje podatkov
- Filtriranje podatkov
- Uporaba filtrov v Google Preglednici
- Ustvarjanje pogleda filtra
- Google Preglednice: Razvrščanje po abecedi na namizju
- Abecedno razvrstite svoje podatke samodejno z uporabo formule
- Google Preglednice: razvrščanje abecedno po mobilnih napravah
- Razvrščanje podatkov in uporaba filtrov
Spodnji koraki bodo podrobno opisali, kako lahko samodejno organizirate svoje podatke v Google Sheetu. Osredotočil se bom na to, da to storite po abecednem redu, vendar lahko uporabite iste podatke, če raje podatke organizirate številčno.
Preden pa nadaljujemo s končnim ciljem, se želim nekoliko bolj seznaniti s tem, kakšna je razlika med razvrščanjem in filtriranjem, kako uporabiti katero koli možnost za vsako situacijo, ki jih morda potrebujete, in iti čez filtrirani pogledi.
Če ste že dobro razumeli razvrščanje in filtriranje in bi radi prišli do samodejne abecede, lahko članek preskočite naprej. Za vse ostale, ki bi se radi kaj naučili, moramo veliko pokriti, zato začnimo.
Razvrščanje podatkov in uporaba filtrov
Ko boste analizirali in delovali v Google Preglednicah, se bo začelo kopičiti vse več vsebine. Takrat postane sposobnost organizacije informacij toliko pomembnejša. Google Preglednice vam omogočajo, da te podatke reorganizirate tako, da jih razvrstite in nanje uporabite filtre. To lahko storite v abecednem in številčnem številu, izbira je odvisna od vas. Uporabite lahko tudi filter, da zožite podatke in celo skrijete izbrane dele pred ogledom.
Razvrščanje podatkov
Če želite razvrstiti podatke:
- V brskalniku (najraje Google Chrome) odprite preglednico v Google Preglednicah.
- Označite celico ali celice, ki jih želite razvrstiti.
- Lahko levo kliknete eno celico, da jo poudarite. Za več celic levo kliknite začetno celico. Pridržite Shift in nato v končni celici kliknite levi klik.
- Več celic lahko izberete tudi tako, da kliknete levo celico in držite Ctrl in levo kliknete drugo celico. To pomaga, če celice, ki jih želite razvrstiti, niso zaporedne.
- Če želite izbrati celoten list, kliknite zgornji levi kot lista ali hkrati pritisnite Ctrl + A.
- Nato kliknite zavihek »Podatki« in med možnostmi izberite Razvrsti obseg .
- Če so v stolpcih z naslovi, v pojavnem oknu postavite kljukico v polje poleg vrstice Podatki ima glavo .
- Izberite stolpec, ki ga želite najprej razvrstiti, tako da spremenite »Razvrsti po« v ta stolpec. Nato izberite vrstni red razvrščanja s klikom na AZ radial za spuščanje ali ZA za naraščanje.
- Če imate dodatno pravilo razvrščanja, ki ga želite uporabiti, kliknite Dodaj nov stolpec razvrstitve . Vrstni red vaših pravil bo določil način razvrščanja.
- Če želite izbrisati ikono koša, desno od pravila.
- Dokončajte s klikom gumba Razvrsti in vaš razpon bo razvrščen po vaših pravilih.
Filtriranje podatkov
Če dodate filtre v svoje podatke, boste lahko skrili podatke, ki jih ne želite videti. Še vedno boste lahko videli vse svoje podatke, ko je filter izklopljen. Filtri in pogledi filtrov pomagajo analizirati nabore podatkov v preglednicah.
Filtri so prednostni, kadar:
- Vsi, ki dostopajo do vaše preglednice, si ob odprtju ogledajo določen filter.
- Želite, da vidni podatki ostanejo razvrščeni po uporabi filtra.
Ker so pogledi filtrov bolj uporabni, če:
- Želite poimenovati in shraniti več pogledov.
- Za uporabo preglednice je potrebnih več ogledov za druge. Posamezni filtri vklopijo filtre, kar jim omogoča, da si hkrati ogledajo različne filtre, če kdo drug morda uporablja tudi preglednico.
- Skupna raba različnih filtrov je pomembna. Različnim povezavam za ogled filtra je mogoče poslati različne osebe, ki vsem, ki delajo na preglednici, zagotovijo najprimernejše informacije, specifične za posameznika.
Ne pozabite le, da filtre lahko uvažate in izvozite po potrebi, medtem ko pogledov filtrov ne more.
Uporaba filtrov v Google Preglednici
Ko je filter dodan v preglednico, lahko filtri vidijo tudi vsi, ki si ogledajo to preglednico. To pomeni tudi, da lahko vsak, ki ima dovoljenja za urejanje, spremeni filter. Filter je odličen način za začasno skrivanje podatkov v preglednici.
Če želite filtrirati svoje podatke:
- V brskalniku (najraje Google Chrome) odprite preglednico v Google Preglednicah.
- Izberite obseg celic, ki jih želite filtrirati z istimi metodami, kot je opisano v razdelku Razvrščanje podatkov v članku.
- Kliknite zavihek »Podatki« in nato izberite Ustvari filter . Ikona filtra bo postavljena v prvo celico izbranega obsega. Vse celice v območju filtra bodo obložene z zeleno obrobo.
- Kliknite ikono Filter, da se prikažejo naslednje možnosti filtra:
- Filtriraj po pogojih - izberite na seznamu pogojev ali napišite svoje. Na primer, če je celica prazna, če so podatki manjši od določene številke ali če besedilo vsebuje določeno črko ali besedno zvezo.
- Filtriraj po vrednostih - Označite vse podatke, ki jih želite skriti, in kliknite V redu. Če želite izbrati vse podatkovne točke, kliknite Izberi vse . Pokličete lahko tudi vse podatkovne točke s klikom na Počisti.
- Iskanje - poiščite podatkovne točke tako, da vtipkate v iskalno polje. Na primer, če vtipkate »J«, boste svoj seznam skrajšali na samo imena, ki se začnejo z J.
- Če želite onemogočiti filter, preprosto znova kliknite kartico »Podatki« in nato izberite Izklopi filter .
- Podatki se lahko razvrstijo, ko je filter nameščen in omogočen.
- Pri izbiri razvrščanja bodo razvrščeni samo podatki v filtriranem območju.
Ustvarjanje pogleda filtra
Če želite ustvariti, shraniti ali izbrisati pogled filtra:
- V brskalniku (najraje Google Chrome) odprite preglednico v Google Preglednicah.
- Kliknite zavihek »Podatki« in nato izberite Pogledi filtrov … in nato Ustvari nov pogled filtra .
- Pogled filtra se samodejno shrani. Zdaj lahko razvrstite in filtrirate vse podatke, ki jih želite.
- Pogled filtra zaprite tako, da v zgornjem desnem kotu preglednice kliknete »X«.
- Kliknite ikono zobnika v zgornjem desnem kotu preglednice za eno od naslednjih možnosti:
- Preimenuj - spremenite naslov pogleda filtra.
- Obseg posodobitve - To ni tako pomembno, kot lahko to storite neposredno na pogledu filtra. Omogoča vam spreminjanje obsega celic, izbranih za pogled filtra.
- Podvoji - ustvari identično kopijo trenutnega pogleda filtra.
- Delete - Izbriši pogled filtra.
Google Preglednice: Razvrščanje po abecedi na namizju
Če želite razpon celic razvrstiti po abecedi na namizju:
- V brskalniku (najraje Google Chrome) odprite preglednico v Google Preglednicah.
- Izberite podatke, ki jih želite razvrstiti po en stolpec. To je pomembno, da ne preuredite drugih delov preglednice, ki morda niso v skladu z želenim obsegom.
- Označite zgornjo celico v stolpcu s podatki vse do končne celice.
- Kliknite zavihek »Podatki« in izberite eno od naslednjih možnosti:
- Razvrsti obseg po stolpcu, A → Z - To bo vse izbrane podatke v območju razvrstilo po abecednem vrstnem redu, ne da bi motili ostala področja preglednice.
- Razvrsti list po stolpcu, A → Z - Ta prilagodi vse podatke v preglednici po abecedi glede na poudarjen obseg podatkov.
- Vsaka izbira naj bo vaše podatke preuredila po abecednem vrstnem redu.
- Če menite, da ste naredili napako, jo lahko enostavno popravite s pritiskom na Ctrl + Z (Windows) ali ⌘ Command + Z (Mac), če želite razveljaviti najnovejše razvrščanje podatkov.
Abecedno razvrstite svoje podatke samodejno z uporabo formule
Čeprav se prejšnji koraki lahko štejejo za samodejne, še vedno obstaja nekaj ročnega vnosa. To je povsem sprejemljivo za večino uporabnikov preglednic, ki ne želijo biti preveč tehnični s formulami in funkcijami.
Vendar pa obstajajo nekateri, ki bi raje bolj "avtomatsko" pristopili do abecednih podatkov. Podatke boste morda želeli samodejno razvrstiti v stolpcu. To pomeni, da se vsakič, ko se v stolpec vnesejo nove informacije, podatki samodejno posodobijo abecedno, ne da bi motili preostalo preglednico.
Če želite samodejno razvrstiti podatke stolpcev po abecedi:
- V brskalniku (najraje Google Chrome) odprite preglednico v Google Preglednicah.
- Označite celico, ki bo prikazala rezultate za podatke, ki jih želite samodejno označiti z abecedo.
- Znotraj celice vnesite naslednjo formulo = razvrsti (A2: B, 1, TRUE) in nato pritisnite Enter .
- A2: B je želeni obseg podatkov, ki ga je treba razvrstiti. Prilagodite ga glede na svoje potrebe po preglednici.
- 1 se nanaša na številko stolpca, na kateri bodo temeljili razvrščeni podatki. Spet ga prilagodite glede na potrebe preglednice.
- Podatki v formuli se samodejno razvrstijo po naraščajočem vrstnem redu. Če želite podatke razvrstiti po padajočem vrstnem redu, spremenite TRUE v false .
Vsi novi ali urejeni podatki, vneseni v stolpec, bodo zdaj samodejno razvrščeni.
Google Preglednice: razvrščanje abecedno po mobilnih napravah
Če želite razvrstiti razpon celic po abecedi na mobilni napravi:
- Zaženite aplikacijo Google Preglednice (Android / iOS) in se prijavite s svojimi poverilnicami.
- Izberite Google Sheet za urejanje tako, da se dotaknete preglednice. Če ga želite shraniti več listov, ga boste morda morali pomakniti.
- Poiščite stolpec s podatki, ki jih želite abecediti in tapnite črko tega stolpca. Najdemo ga na vrhu stolpca. To bo poudarilo vse podatke stolpca.
- Še enkrat tapnite črko, da odprete majhen meni.
- V meniju se dotaknite puščice »Več«, dokler ne najdete možnosti Razvrsti A - Z.
- Če uporabljate mobilno napravo Android, se morate dotakniti ikone, ki je videti kot tri navpično (ali vodoravno, odvisno od različice), zložene pike. Pomaknite se navzdol, dokler ne najdete možnosti Razvrsti A - Z.
Ko tapnete Razvrsti A - Z, se podatki v stolpcu prevedejo po abecedi.
