Pomen teh dveh izrazov je bil morda očiten vsem, ko smo prvič začeli uporabljati e-pošto, vendar so danes že precej zastareli. Tako CC kot BCC sta načina pošiljanja kopij iste e-pošte več prejemnikom. CC pomeni „Carbon Copy“, BCC pa „Blind Carbon Copy“. Razlika med obema je, da lahko vsak prejemnik vidi naslove, ki jih dodate v polje CC, medtem ko so tisti v polju BCC vidni nobenemu.
Oglejte si tudi naš članek Najboljši brezplačni ponudniki e-poštnih storitev
Tri polja prejemnika
Prav tako je enostavno dodati e-poštne naslove ljudi na katero koli od teh polj. Vedno pa morate upoštevati, kdo mora prejeti določeno e-pošto in kako. To je odvisno od stvari, kot so vaši odnosi, organizacija, za katero delate, njena kultura in lokacija.
Ljudje pogosto uporabljajo ta polja neustrezno. Zaradi tega je namen e-pošte manj obsežen za tiste, ki ga prejmejo. Če jih pravilno uporabljate, vam lahko pomaga, da bodo prejemniki vedeli, ali mora biti branje vaše e-pošte ena izmed njihovih prednostnih nalog ali ne.
Naslove lahko vtipkate v naslednja tri polja:
Do - Prejemniki na tem področju so glavna publika sporočila.
CC - Ti prejemniki bodo dobili kopijo sporočila, tako da je skoraj enako kot dodajanje ljudi v polje To.
BCC - Pošiljatelj lahko diskretno obvesti druge posameznike o komunikaciji, ki je potekala. Nihče več vpleteni ne bo videl njihovih naslovov.
Ljudje uporabljajo tudi BCC, kadar nočejo zamenjati drugih z noro dolgim seznamom naslovov. Poleg tega je dobra možnost, ko se prejemniki ne bi nujno poznali. Pomembno je tudi opozoriti, da niti tisti v CC niti BCC ne bodo videli odgovorov drugih prejemnikov.
Kako uporabiti polje Do
Če želite doseči osem ljudi, lahko en naslov v polje To, preostalih sedem pa v polje CC. Vseh osem pa lahko postavite tudi v polje To. To nima velikega pomena, saj bodo vsi prejeli isto e-pošto. Ogledali si jih bodo lahko tudi ostali prejemniki.
Vendar pa so stvari nekoliko drugačne, če prakticirate pravilno etiketo po e-pošti. V tem primeru dodajte samo prejemnike, ki jih vaše sporočilo neposredno prizadene. Če želite od določenih posameznikov zahtevati, da ukrepajo, jih postavite v polje Za. Na začetku e-poštnega naslova morajo biti navedena imena vsakogar, ki ga tam namestite. Nekaj preprostega, kot so "Draga Andrea, Samantha in John", bi moralo biti dovolj.
Skratka, uporabite polje To, da ciljate na tiste, ki jih želite pozvati, da ukrepajo.
Kako uporabljati polje CC
Ko postavite naslove v polje CC, bo seznam, ki ga ustvarite, viden vsem prejemnikom. Glavna funkcija polja CC je sporočiti drugim prejemnikom, da se ta posebna komunikacija odvija. Vključitev naslova v tem polju je kot "samo za informacije". V tem primeru morate od prejemnikov pričakovati samo "dobro vedeti".
Poleg tega ljudje tudi CC navajajo kot "Courtesy Copy".
Kako uporabljati polje BCC
Kdorkoli naslov, ki ga vstavite v polje BCC, nobenega od prejemnikov ne bo videl v poljih To in CC. Če želite, da nekdo vidi vsebino e-pošte, vendar ne ukrepa, doda svoj naslov v BCC. Prav tako je dobra možnost, če želite iste informacije deliti s skupino ljudi naenkrat, vendar nočete, da bi kdo od njih videl, kdo jih prejema.
Polje BCC je zelo uporabno tudi v občutljivih situacijah ali prepirih. Na skriven način je, da nekdo drug posluša, ne da prejemnik ve za to. Na primer, lahko naslov upravljavca dodate v polje BCC, ko stranka zahteva vračilo.
Kako uporabiti gumb Odgovori vsem
Če ste prejemnik e-pošte in želite odgovoriti na njegovega pošiljatelja, imate dve možnosti - Odgovori in Odgovori vsem. Gumb Odgovori vam omogoča, da neposredno odgovorite na pošiljatelja, tako da noben drug prejemnik ne more videti vašega sporočila. Tu je tudi gumb Odgovori vsem, ki bo samodejno poslal vaš odgovor vsem prejemnikom, katerih naslovi so v poljih Za in CC.
Čeprav je priročno, gumb Odgovori vsem ni vedno dobra možnost. Uporabljajte ga lahko le, kadar je pomembno, da so vsi prejemniki prejeli vaše sporočilo.
Večina uporabnikov klikne ali tapne ta gumb, ne da bi se tega zavedali. To je lahko precej nadležno za prejemnike, ki jih vaš odgovor ne zanima. Če slučajno kliknete ta gumb, je lahko tudi zelo nerodno, še posebej, če osebne podatke delite s pošiljateljem in ne želite, da jih drugi udeleženci preberejo. Če se zavedate, kako uporabljate to funkcijo, lahko vsem prizadetim prihranite veliko frustracije.
Uporabite gumb Odgovori vsem samo, kadar je nujno potrebno, da izvirni avtor in vsi drugi na seznamu prejemnikov vidijo vaš odgovor. Skupinski pogovori o delovnih projektih so dober primer tega.
Ne uporabljajte možnosti Odgovori vsem, če:
- Vsaj en prejemnik, ki mu ni treba videti vašega odziva
- Vaše sporočilo je nekaj zelo preprostega, kot sta "V redu" ali "Hvala!"
Stvari, ki jih je treba imeti v mislih
Ne pozabite, da vedno spremljate, komu pošiljate e-poštno sporočilo in zakaj. Pazljivo uporabljajte polja To, CC in BCC in vaš e-poštni bonton se bo močno izboljšal.
Prav tako bi morali spremljati, ali ste naslovnik (Do) ali ste prejeli kopijo (CC). Tako se boste lahko odločili, ali e-poštni naslov zahteva vašo takojšnjo pozornost ali ne.
Ko odgovarjate na e-poštna sporočila, je vedno najbolje, da pošljete standardni odgovor in dodate morebitne dodatne prejemnike ročno. Njihove naslove lahko kopirate tudi iz izvirnega e-poštnega naslova, da ga olajšate. Vsekakor pa pred ponovnim pritiskom na »Pošlji« preverite seznam prejemnikov.
